Offene Buchungen vs. Managed Travel: Was Führungskräfte im Geschäftsreisebereich wissen sollten

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Die wirtschaftliche Unsicherheit bringt die Finanzmärkte in Aufruhr und führt zu unklaren Prognosen für Urlaubsreisen bis Ende 2025. Unterdessen bleiben die Aussichten für Geschäftsreisen vorsichtig optimistisch.

Laut einer GBTA-Umfrage aus dem Jahr 2025 gaben 71 % der Reiseeinkäufer an, dass die Geschäftsreisebuchungen ihres Unternehmens im vergangenen Jahr zugenommen haben. Darüber hinaus gaben fast die Hälfte (48 %) an, dass ihr Unternehmen in diesem Jahr mehr Geschäftsreisen unternehmen wird als im Vorjahr. Nur 12 % glauben, dass ihr Unternehmen weniger Reisen unternehmen wird.

Angesichts der Dynamik im allgemeinen Geschäftsumfeld stehen Einkäufer von Geschäftsreisen und Finanzverantwortliche unter dem Druck, durchdachte und gezielte Richtlinien einzuführen, die die Kosten minimieren, die Flexibilität maximieren und die Rolle von Geschäftsreisen für das Unternehmenswachstum optimieren.

In diesem Artikel werden die Unterschiede zwischen offenen Buchungen und verwalteten Reisen untersucht, um Unternehmen dabei zu helfen, die besten Möglichkeiten für optimale Preise, Mitarbeiterunterstützung, zeitnahe Abrechnung und automatisierte Berichterstattung zu verstehen.

Nicht alle Strategien zur Geschäftsreisebuchung sind gleich. Und das ist auch gut so. Reisebuchungen erfordern für Unternehmen jeder Größe ein ausgewogenes Verhältnis und können von Abteilung zu Abteilung und sogar von Reise zu Reise unterschiedlich aussehen.

Der Druck auf die Geschäftsreiselandschaft habe „neue Komplexitätsebenen hinzugefügt“, so Dan Skaggs, Chief Product Officer bei TravelBank. „Die Erwartungen der Mitarbeiter steigen, und es gibt mittlerweile mehr Self-Service-Optionen. Daher ist es für Reise- und Finanzverantwortliche unerlässlich, ihre Programme zu überarbeiten, um sicherzustellen, dass ihre Tools, Richtlinien und Plattformen modern, flexibel und auf die heutigen Bedürfnisse der Belegschaft abgestimmt sind.“

Viele Organisationen, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen mit begrenzten Ressourcen, bevorzugen ein offenes Buchungsmodell, bei dem die Mitarbeiter ihre bevorzugten Flüge und Unterkünfte auswählen können.

Mitarbeiter schätzen diese Programme, weil sie „vor der Reise keine Genehmigungen einholen müssen und nicht durch vorab genehmigte Anbieter eingeschränkt sind“, so Skaggs. „Einige Mitarbeiter schätzen offene Buchungen, da sie ihre Unterkunft nach Komfort, Bequemlichkeit und persönlichen Treueprogrammen auswählen können.“ Und in manchen Fällen finden Mitarbeiter günstigere Basistarife als bei herkömmlichen, verwalteten Programmen.

Obwohl es einigen Mitarbeiterwünschen entgegenkommt und den Verwaltungsaufwand im Frontend verringert, ist ein unmanaged, offenes Buchungsmodell aus geschäftlicher Sicht nicht immer die beste Lösung. Offene Buchungen bieten zwar mehr Flexibilität, bringen aber auch einige Herausforderungen für Management und Finanzteams mit sich:

• Die Nachverfolgung und Abstimmung von Ausgaben wird komplexer, wenn Buchungen außerhalb eines zentralen Systems erfolgen, was sowohl bei Geschäftsreisenden als auch bei Administratoren zu Frustration führen kann.

• Wenn Mitarbeiter bei nicht zugelassenen Anbietern buchen, Budgetgrenzen überschreiten oder die Reiserichtlinien des Unternehmens ignorieren, besteht für Unternehmen möglicherweise ein erhöhtes Risiko der Nichteinhaltung von Richtlinien.

• Bei der offenen Buchung gehen häufig ermäßigte Preise verloren, die verwaltete Reiseplattformen durch die Nutzung größerer Reiseausgaben sichern, was letztlich zu verpassten Möglichkeiten zur Kosteneinsparung führt.

• Wenn sich Reisepläne ändern oder Flüge (unvermeidlich!) Verspätung haben, müssen die Mitarbeiter die Probleme selbst beheben.

Im Vergleich zu offenen Buchungsrichtlinien bieten verwaltete Reiseprogramme eine Reihe von Vorteilen, die das Reiseerlebnis der Mitarbeiter vereinfachen und verbessern und gleichzeitig die Kosten senken, den Umfang erhöhen und mehr Richtlinienkontrolle und Mitarbeiterdienste bieten.

Managed-Travel-Plattformen führen intelligentere Buchungstools, personalisierte Empfehlungen, dialogorientierte Buchungsassistenten, automatisierte Reisepläne und eine Echtzeit-Kostenverfolgung ein, die das Reiseerlebnis für Mitarbeiter und Administratoren optimieren.

Darüber hinaus vereinen einige Plattformen Reise-, Spesen- und Kartenmanagement in einem benutzerfreundlichen Komplettsystem. Mitarbeiter können Buchungen über eine zentrale Firmenkarte abwickeln und Zahlungen vereinfachen. Manche Plattformen belohnen Mitarbeiter sogar für Buchungen unter Budget.

Dank automatisierter Systeme müssen Reisende keine Spesenabrechnungen mehr manuell einreichen. Sie können ihre Auslagen minimieren und erhalten schneller eine Erstattung.

Auch auf Unternehmensseite ergeben sich durch diese Regelung Kosteneinsparungen.

Verwaltete Plattformen unterstützen Reisende dabei, im Rahmen der Reiserichtlinien zu buchen und automatisieren die Genehmigungsanforderungen für Anfragen, die nicht den Richtlinien entsprechen. Wenn Reisepläne neu zugewiesen werden müssen, ist es viel einfacher, Buchungen zu stornieren, zu ändern oder zu übertragen, ohne den Überblick über Kosten oder Verantwortlichkeiten zu verlieren. Darüber hinaus trägt eine verwaltete Reiseplattform dazu bei, das Betrugsrisiko zu reduzieren, indem sie Spesenabrechnungen automatisiert und überprüft, bevor sie erstattet werden, so Skaggs.

Durch die Bereitstellung einer Plattform, die neue Technologien, Tools und Dienste integrieren muss, können Unternehmen die immer größer werdende Herausforderung, sich über die neuesten Entwicklungen in der Branche zu informieren, auslagern und sich so auf das Wesentliche konzentrieren: die finanzielle Gesundheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter.

Dies gilt insbesondere dann, wenn eine All-in-One-Plattform für Reisen, Karten und Spesen integriert ist. Diese optimiert Prozesse und erhöht die Transparenz der Finanzgeschäfte eines Unternehmens. Eine solche Plattform ermöglicht zudem den Zugang zu ausgehandelten Tarifen und Gruppenrabatten, die normalerweise größeren Unternehmen vorbehalten sind. Finanzteams profitieren von Echtzeit-Einblicken in die Ausgabenmuster, was präzisere Prognosen und Budgetoptimierungen ermöglicht.

„Die Plattform wächst mit dem Unternehmen mit, sodass keine kostspieligen Systemüberholungen erforderlich sind“, so Skaggs. „Indem Unternehmen mehr Ausgaben über Firmenkarten erfassen und Verluste reduzieren, können sie zudem ihr Betriebskapital verbessern und finanzielle Anreize wie Rabatte und Prämienprogramme nutzen. Diese Effizienzsteigerungen können sich erheblich auf den Cashflow und die langfristige finanzielle Stabilität auswirken.“

Darüber hinaus stellt sich die Frage der Fürsorgepflicht gegenüber Reisenden und des Reiserisikomanagements (TRM).

„Eine freie und offene Buchungspolitik schränkt die Transparenz und Kontrolle eines Unternehmens hinsichtlich seiner Fürsorgepflicht ein“, so Skaggs. „Ohne zentrales Tracking wird es schwierig, Mitarbeiter zu lokalisieren oder bei Störungen oder Notfällen rechtzeitig Unterstützung zu leisten. Zudem können kurzfristige Absagen oder logistische Probleme ohne gezielte Unterstützung ungelöst bleiben.“

Mit verwalteten Reiseplattformen können Unternehmen Reisende dank Reiseplaninformationen und Echtzeit-Standortverfolgung schnell identifizieren und unterstützen. Darüber hinaus stehen professionelle Mitarbeiter rund um die Uhr zur Verfügung, um bei Verspätungen, Stornierungen oder Notfällen zu helfen. So ist ein Mitarbeiter nicht ständig auf Abruf bereit, um Probleme zu lösen, auf die er möglicherweise nicht richtig reagieren kann.

Letztendlich, so Skaggs, sei Managed Travel ein Gewinn für kleine und mittelständische Unternehmen. Es zentralisiert Funktionen, reduziert den Verwaltungsaufwand, vereinfacht das Reisemanagement und minimiert die Ineffizienzen, die durch die Verwaltung mehrerer Systeme entstehen – und macht Reisen für die Mitarbeiter gleichzeitig einfacher und stressfreier.

Sie fragen sich, wie CFOs auf T&E-Trends reagieren? TravelBank hat Hunderttausende von Buchungs- und Spesenabrechnungen analysiert, drei große Veränderungen bei den T&E-Trends für 2025 festgestellt und CFOs um ihre Meinung gebeten .

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