Erkenntnisse aus der Windows 11-Migration von VUMC

Die Vorteile von Windows 11 für Gesundheitsorganisationen

VUMC hat die Migrationsinitiative zu Windows 11 in seinen bestehenden Fahrplan für die digitale Transformation integriert. Arnold erklärt, dass das Upgrade eine Investition in die Zukunft des Unternehmens sei.

„VUMC versucht, wo immer möglich zu modernisieren und zu standardisieren. Mit Windows 11 implementieren wir Prozesse für jetzt und auch für die Zukunft, denn irgendwann wird Windows 11 eingestellt, und wir müssen alles neu aufsetzen“, sagt er. „Wir möchten sicherstellen, dass unsere Anwendungsbesitzer über diese Dinge nachdenken, denn das tun sie in der Regel nicht. Sie berücksichtigen die Kompatibilität ihres Geräts mit einem Microsoft-Betriebssystem nicht. Wenn sie dies jedoch in ihre Software und Software-Updates einplanen können, wird der Übergang reibungsloser.“

Der Upgrade-Prozess half VUMC, mit der neuesten Hardwaretechnologie Schritt zu halten. Da Windows 11 bestimmte Hardwareanforderungen stellt , verfügt das Unternehmen nun über die nötige Rechenleistung, um zukünftige App-Versionen, wie beispielsweise ein großes Epic-Update, zu unterstützen.

VUMC strebt zudem ein standardisiertes Anwendungsmanagement an, damit verschiedene Abteilungen nicht zu unterschiedlichen Zeiten dieselbe Software bestellen. Dank der neuen Prozesse kann Arnold unter anderem von volumenabhängigen Preisnachlässen profitieren.

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„Ich kann auch die Schwachstellen bestimmter Anwendungen überwachen und verwalten, um sicherzustellen, dass sie die benötigten Updates erhalten. Denn oft zahlt ein Unternehmen für eine App, die es 20 Jahre lang nutzt, ohne auf die nächste Version umzusteigen“, sagt er. „Wenn wir die Verwaltung dieser Anwendungen jedoch zentralisieren, können wir sie verwalten und schützen.“

Da das VUMC nach dem Upgrade-Prozess Stabilität erreicht und die neuen Funktionen von Windows 11 weiter erkundet, erwartet Dr. Yaa Kumah-Crystal, klinische Direktorin für Gesundheits-IT, außerordentliche Professorin für Biomedizinische Informatik und Kinderendokrinologin am VUMC, dass die Organisation die Vorteile von Microsoft Copilot erkunden wird. Das Gesundheitssystem hat bereits mit der Erkundung in kleinen Gruppen begonnen, um zu ermitteln, welche Anwendungsfälle breiter eingeführt werden sollten.

„Die übergeordnete Strategie besteht darin, frühzeitig die Tools kennenzulernen, die wir nutzen können, aber auch zu entscheiden, wann der richtige Zeitpunkt für deren Skalierung ist“, sagt sie. „Microsoft entwickelt viele interessante Dinge, aber unsere Tests zeigen, dass es noch sehr früh ist und der Weg zu etwas, das wir unbedingt für alle implementieren wollen, noch nicht geebnet ist. Ich sehe es jedoch definitiv als etwas, das wir nutzen möchten, und die Grundlagen mit den neuesten Systemen und der neuesten Architektur zu schaffen, wird uns letztendlich dorthin führen.“

Wie VUMC den Migrationsprozess zu Windows 11 angegangen ist

Ab April 2022 wurde jedes neue Gerät, das bei VUMC implementiert wurde, vom Hersteller bereits mit installiertem Windows 11 ausgeliefert. Im September 2024 startete die Organisation eine automatisierte Aktualisierungsaktion, um 92 % ihrer Verwaltungsgeräte und Workstations auf das neue Betriebssystem zu aktualisieren. Die verbleibenden Geräte sind entweder Ausnahmen (3 %) oder verfügen nicht über den Prozessor, den Speicherplatz oder andere Anforderungen von Microsoft, um sich für Windows 11 zu qualifizieren (5 %). Arnold erklärt, dass die Organisation im Juli mit dem Austausch von Geräten der letztgenannten Kategorie beginnen wird.

Bis Ende letzten Jahres wurden 99 % der rund 10.000 klinischen Arbeitsplätze der Organisation auf Windows 11 aktualisiert, und es wird erwartet, dass alle Geräte innerhalb der nächsten Monate mit dem neuen Betriebssystem ausgestattet sein werden.

„Bis Oktober, wenn der Standardsupport für Windows 10 ausläuft , werden wir hoffentlich so wenig Geräte wie möglich haben, für die wir erweiterten Support für Windows 10 kaufen müssen“, so Arnold. „Wir wissen, dass wir noch einige Geräte mit Windows 10 haben werden, aber wir müssen diese Zahl minimieren, um die Kosten zu minimieren.“

Geräte, die vom Migrationsprojekt ausgeschlossen sind, hosten eine Anwendung, die noch nicht für Windows 11 zertifiziert ist. Diese Geräte werden ebenfalls aktualisiert, sobald die Anwendung zertifiziert ist oder auf eine zertifizierte Version aktualisiert wird. Laut Arnold fallen derzeit rund 1.200 Geräte am VUMC in diese Ausnahmekategorie.

Arnold erklärt, dass das zentrale IT-Team der Organisation, das Cybersicherheitsteam des Unternehmens und das IT-Team für den Gesundheitsbereich zusammengearbeitet haben, um die Anwendungen zu identifizieren, die nicht für Windows 11 zertifiziert sind.

„Wir haben alle App-Gruppen umfassend geprüft, die Daten gesammelt und sichergestellt, dass wir kein Upgrade erzwungen haben“, fügt er hinzu. „Wir haben viel getan, insbesondere für unsere klinischen Workstations. Bis auf die 1 %, die über eine spezielle App verfügen, sind alle klinischen Workstations gleich aufgebaut und werden gleich verwaltet. Daher war das Testen, Bereitstellen und Verwalten dieser Geräte mit großem Aufwand verbunden.“

Die drei Teams verfolgen nicht zertifizierte Anwendungen, indem sie sich bei App-Eigentümern und Endbenutzern melden, um den aktuellen Aktualisierungszeitplan der App zu überprüfen.

„ Wenn die Frist im Oktober näher rückt , werden wir einen Plan validieren, der alle diese Geräte ausnahmsweise unserem Cybersicherheitsteam zur Verfügung stellt und sie unter Windows 10 belässt, damit sie sowohl von unserem Cybersicherheitsteam als auch von unserem IT-Team offiziell verfolgt werden können“, fügt er hinzu. „Gerade jetzt, wo Kosten und Zeitaufwand anfallen, bedeutet weniger Geld, das ich dafür ausgeben kann, dass ich es anderweitig einsetzen kann.“

Kumah-Crystal fügt hinzu, dass die Teams sichergestellt haben, dass auch die Laptops der Ärzte, die sie mit nach Hause nehmen, zeitnah mit Windows-Updates versorgt werden. VUMC kann auch auf diesen Geräten Passwortaktualisierungen erzwingen.

„Da Microsoft eine Unternehmensplattform ist, hat man glücklicherweise über solche Dinge nachgedacht, damit wir auf dem neuesten Stand bleiben können“, sagt sie.

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Erkenntnisse für andere Gesundheitssysteme zur Migration auf Windows 11

Arnold sagt, dass VUMC wahrscheinlich nicht zu den Erstanwendern von Windows 12 gehören wird, wenn es auf den Markt kommt. Er hält es jedoch für wichtig, dass die App-Eigentümer der Organisation diese Möglichkeit bei Gesprächen mit Anbietern berücksichtigen, anstatt mit der Planung erst zu warten, wenn ein neues Betriebssystem auf den Markt kommt.

Im Rahmen der digitalen Transformation des Unternehmens liegt der Fokus darauf, die Geräte möglichst betriebsbereit zu halten. Zusätzlich zu regelmäßigen Patches unterstützt die Kombination von Microsoft Intune mit Windows 11 das IT-Team dabei, Geräte mit neuen Prozessen und Tools im Vergleich zu Windows 10-Geräten zu überwachen. Dadurch kann das Unternehmen Probleme schnell erkennen und Ausfallzeiten vermeiden.

VUMC verfügt außerdem über einen Sicherheitsplan für Geräte, auf denen weiterhin Windows 10 läuft.

„Wir haben zwar einige Windows-10-Rechner schon seit Jahren im Einsatz, aber nur, weil man ein millionenschweres MRT-Gerät nicht einfach ersetzen möchte, nur weil es Windows 10 benötigt. Wir haben jedoch Sicherheitsprotokolle eingerichtet, um sicherzustellen, dass wir sie in einem solchen Fall in ein sicheres Netzwerk integrieren, das keinen externen Zugriff hat, um die Anfälligkeit zu verringern. Wir sperren solche Netzwerke und ziehen deshalb unser Cybersicherheitsteam hinzu, um bei jeder Ausnahme und jedem Gerät beratend zur Seite zu stehen“, erklärt Arnold.

Arnold schlägt vor, dass andere Gesundheitsorganisationen, die ein Migrationsprojekt auf Windows 11 starten möchten, eine enge Abstimmung zwischen IT und Endbenutzern vornehmen.

„Stellen Sie sicher, dass die IT- und Cybersicherheitsabteilung nicht einfach eingreift und sagt: ‚Das ist es, was wir tun‘, sondern dass sie diese Gespräche führt und den Eigentümern sowohl klinischer als auch standardmäßiger Anwendungen das Warum erklärt“, sagt er.

Kumah-Crystal betont, wie wichtig es ist, dass die IT-Abteilung mit jemandem zusammenarbeitet, der direkt mit den Endbenutzern kommuniziert, um Änderungen zu kommunizieren oder zu erklären, was mit nicht unterstützten Apps passiert. Dazu gehört ein gutes System zur Identifizierung der App-Besitzer und zur Überwachung von Anwendungen und Geräten. So können IT-Teams sicherstellen, dass Anwendungen auch nach der Migration noch funktionieren, kommunizieren, dass Anwendungen nicht ohne Support bleiben, und Updates überwachen, damit das Team in Zukunft weiß, wann zusätzliche Lizenzen benötigt werden.

Sie erklärt, dass das Gesundheits-IT-Team von VUMC, das aus Analysten, Entwicklern und Ingenieuren besteht, mit Mitarbeitern in den Rollen klinischer Direktoren, stellvertretender Chief Medical Information Officer und CMIO zusammenarbeitet, um die Kommunikation mit den Endbenutzern zu erleichtern.

„Bei Themen wie der Migration erhalten sie Feedback zu Kommunikationsstrategien und zur Informationsweitergabe an die Mitarbeiter“, sagt sie. „Dadurch können wir frühzeitig Pilotprojekte starten oder die Schnittstellen prüfen, um zu erkennen, ob es signifikante Änderungen gibt, die im klinischen Alltag auffallen könnten. Das müssen wir gegebenenfalls kommunizieren. Wir haben festgestellt, dass dies ein erfolgreicher Weg ist, um die Dinge in den Griff zu bekommen.“

Kumah-Crystal weist darauf hin, dass eine der auffälligsten Änderungen von Windows 10 zu 11 das Aussehen und die Position des Suchfensters in der Taskleiste ist. Die Organisation hat zwar daran gearbeitet, die Suchleiste für ihre klinischen Workstations an derselben Stelle zu belassen, plant aber, die neue Version für ihre virtuellen Desktop-Infrastruktur-Arbeitsbereiche zu verwenden, in denen Epic ausgeführt wird. VUMC hat diese Änderung kommuniziert, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter nicht von dem Update überrascht werden.

„Die gute Nachricht ist, dass das Upgrade für Windows 11 insgesamt sehr ereignislos verlief. Das beste Upgrade ist, wenn man nichts davon hört“, sagt sie.

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