El nuevo jefe de viajes corporativos: el departamento de finanzas

El equilibrio de poder en la toma de decisiones sobre viajes corporativos ha estado cambiando durante años, pero en 2025, la tendencia se ha vuelto inconfundible.

Los programas de viajes, que antes dependían exclusivamente de los departamentos de compras o viajes, ahora son cada vez más liderados o copropiedad de los equipos financieros. Según los gestores de viajes entrevistados por Skift, el departamento de finanzas ya no se limita a revisar los informes de gastos, sino que también define políticas, selecciona plataformas y refuerza la supervisión.

“Nosotros aportamos, pero RR. HH., finanzas y compras también intervienen”, afirmó Sushant Saini, gerente de viajes y gastos corporativos. “Tras la COVID-19, el departamento de finanzas ha asumido un papel mucho más activo. Se centran en cada detalle”.

Un gerente de viajes, que solicitó el anonimato, dijo que el cambio comenzó antes de la pandemia, pero se aceleró significativamente durante ella.

Las empresas están adoptando un enfoque más interdisciplinario para la gestión de viajes, pero la mentalidad de priorizar las finanzas está ganando terreno. En muchas organizaciones, los departamentos financieros ahora tienen la responsabilidad principal o compartida de la política de viajes, lo que indica una mayor integración estratégica.

Si bien la mayor estructura y el rigor de los datos son bienvenidos, la transición no ha estado exenta de fricciones.

“La gestión de viajes va más allá de las cifras y los datos”, afirmó Saini. “Si bien las finanzas aportan estructura, los viajes requieren habilidades interpersonales y negociación para generar valor real. Ser proactivo y usar herramientas más inteligentes ayuda a generar confianza entre los equipos”.

La gestora de viajes anónima se hizo eco de la misma opinión. «El departamento de finanzas suele pasar por alto el lado humano de los programas de viajes. A veces hay que ser más que lógico para conseguir mejores ofertas o cumplir con las normativas», dijo.

Aun así, ambos coincidieron en que el papel cada vez más importante de las finanzas, cuando se combina con la experiencia operativa de los gerentes de viajes, tiene el potencial de crear programas más inteligentes y ágiles.

Las empresas de gestión de viajes (TMC) están implementando nuevas herramientas para respaldar el papel más profundo de las finanzas en la supervisión de los viajes.

“El ochenta y uno por ciento de los directores financieros ahora se consideran impulsores principales del crecimiento”, afirmó Chris Juneau, vicepresidente sénior de marketing de productos de SAP Concur, citando los hallazgos del informe CFO Insights de la compañía.

Las nuevas herramientas de Concur, incluidas Concur Verify y el copiloto de inteligencia artificial Joule, tienen como objetivo mejorar la precisión, agilizar las auditorías de gastos y ofrecer análisis en tiempo real.

En Navan, la directora financiera Amy Butte enfatizó la necesidad de visibilidad y control.

“Antes, el departamento de finanzas solo registraba los gastos de viajes a posteriori”, dijo Butte. “Ahora, con nuestro Análisis Avanzado, pueden detectar tendencias, infracciones de políticas y oportunidades de ahorro en tiempo real”.

Marne Martin, director ejecutivo de Emburse, afirmó que su plataforma de análisis de viajes y gastos fue creada para resolver los problemas de los líderes financieros, incluidos sistemas fragmentados, datos poco claros y poca visibilidad.

Martin citó a General Mills como caso práctico. Con más de 34.000 empleados, General Mills adoptó Emburse Go para centralizar la gestión de viajes y gastos mediante una aplicación móvil. Esto ayudó a mejorar el cumplimiento normativo y brindó a finanzas y empleados mayor control y visibilidad.

Martin afirmó que las funciones impulsadas por IA están ayudando cada vez más a los equipos financieros a aplicar políticas de forma dinámica, ajustando las dietas por ciudad, identificando fraudes y analizando el comportamiento del gasto con poca intervención manual.

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