¿Durante cuántos años se deben conservar los documentos de inversión, herencia y venta?

Cuando se trata de transacciones como inversiones, herencias y venta de activos, no basta simplemente con archivar documentos; También es importante saber cuántos años se deben conservar. Esto se debe a que dicha documentación puede ser solicitada incluso después de mucho tiempo y no disponer de ella puede acarrear graves problemas tanto desde el punto de vista fiscal como legal.

Saber exactamente qué es necesario conservar y por qué significa estar preparado cuando sea necesario. De esta forma se evitan retrasos burocráticos, dolores de cabeza y pérdidas económicas en el futuro. Aquí hay más información al respecto.

Las inversiones

Es importante conservar documentos relacionados con inversiones como ETF, fondos mutuos, acciones o bonos . El motivo es la transparencia fiscal así como la posibilidad de demostrar el origen del capital en caso de posibles investigaciones. Toda transacción financiera que se realice debería de hecho ir acompañada de un rastro en papel o digital. Los extractos bancarios , por ejemplo, son prueba de las transacciones realizadas y deben conservarse durante al menos 10 años .

Sin embargo, no existe obligación de conservar los prospectos informativos de los fondos de inversión y de las pólizas de seguros. Sin embargo, contienen información importante sobre las comisiones, riesgos y características de los distintos productos, por lo que conservarlas te da la oportunidad de impugnar posibles prácticas desleales. Además, sirven para demostrar que el inversor fue informado sobre ese producto en particular en el momento de la suscripción.

Herencia y sucesión

Los documentos de herencia y sucesión deben conservarse para siempre . Son importantes, de hecho, porque demuestran la sucesión de los bienes del difunto al heredero. Son por tanto la prueba de que en el futuro hay que gestionar los asuntos hereditarios.

En caso de pérdida o por necesidad, le recordamos que puede solicitar una copia de la declaración de herencia a la Agencia Tributaria.

Una vez que lo tengas, tendrás que custodiarlo celosamente no sólo para administrar posibles propiedades heredadas o actividades económicas sino también para respaldar tus posiciones en caso de disputas.

Documentación de ventas

Incluso si está vendiendo un activo valioso como una casa o un automóvil, será importante conservar los documentos por dos razones fundamentales:

evitar disputas legales;
cumplir con las obligaciones tributarias.

La escritura notarial , por ejemplo, es el documento oficial que sanciona la transferencia de propiedad de un inmueble. Conservarlo es útil no sólo porque en el futuro podría resultar imprescindible para demostrar la transmisión de la propiedad sino también para cualquier controversia entre las partes. Sin embargo, si se pierden dichos documentos, normalmente es posible reconstruir el título de origen, aunque esta operación podría resultar compleja y muy costosa.

También sería aconsejable custodiar celosamente la declaración de conformidad con las normas de seguridad de las instalaciones domésticas . Este último es un documento obligatorio que la empresa instaladora emite cuando finaliza los trabajos en un sistema como el agua o el gas. De hecho, confirma que fue construido según los estándares técnicos y de seguridad. Esta documentación no caduca, sino que sigue siendo válida hasta que el sistema se modifique o se vea comprometido. Por tanto, la declaración de conformidad deberá conservarse indefinidamente mientras el sistema esté en uso o hasta que se modifique.

Además, los documentos relativos a los procedimientos y regularización de cualquier infracción en materia de edificación deberán conservarse al menos durante 10 años. La razón es sencilla, tendrán validez como prueba de la regularización del inmueble. De hecho, en ausencia de tales actos, el abuso podría considerarse aún existente y punible. Además, siempre deben conservarse porque quien compre o herede el inmueble podría pedir una copia. Si no se muestra, el inmueble podría considerarse no conforme, lo que dificultaría la venta y habría problemas para emitir la cédula de habitabilidad.

Sin embargo, desde el punto de vista fiscal , los recibos de pago de impuestos, como la matriculación o el IVA, deben conservarse durante al menos cinco años. Este último es, de hecho, el plazo dentro del cual la Agencia Tributaria puede solicitar controles. Respecto al impuesto de matriculación, si no se paga y pasan los cinco años, el ciudadano seguirá estando obligado a abonarlo si así lo exigiera la ley.

Qué documentos conservar y cómo

Como ya hemos explicado, conservar correctamente la documentación es importante tanto desde el punto de vista legal como económico. Hay dos categorías de documentos que requieren especial atención: