Lecciones aprendidas de la migración a Windows 11 de VUMC

Los beneficios de Windows 11 para las organizaciones sanitarias

VUMC incorporó la iniciativa de migración a Windows 11 a su plan de transformación digital. Arnold explica que la actualización es una inversión en el futuro de la organización.

Lo que VUMC realmente intenta hacer es modernizar y estandarizar en la medida de lo posible. Con Windows 11, estamos implementando procesos para ahora e incluso en el futuro, porque en algún momento Windows 11 desaparecerá y tendremos que repetir todo esto —afirma—. Queremos asegurarnos de que los propietarios de nuestras aplicaciones tengan en cuenta estos aspectos, porque generalmente no lo hacen. No consideran la compatibilidad con un sistema operativo de Microsoft en sus dispositivos. Sin embargo, si pueden presupuestarlo en su software y sus actualizaciones, la transición será más fluida.

El proceso de actualización ayudó a VUMC a mantenerse al día con la tecnología de hardware más reciente. Dado que Windows 11 tiene ciertos requisitos de hardware , la organización ahora cuenta con la capacidad de procesamiento necesaria para adaptar futuras versiones de la aplicación, como una actualización importante de Epic.

VUMC también está avanzando hacia la gestión estandarizada de aplicaciones para que los distintos departamentos no soliciten el mismo software en momentos distintos. Con los nuevos procesos implementados, Arnold tiene más probabilidades de obtener descuentos en precios por volumen, entre otros beneficios.

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También puedo rastrear y gestionar las vulnerabilidades de aplicaciones específicas para asegurarme de que reciban las actualizaciones necesarias. Porque, a menudo, una organización paga por una aplicación que usará durante 20 años sin actualizarla a la siguiente versión —afirma—. Sin embargo, si centralizamos la gestión de esas aplicaciones, podemos mantenerlas administradas y seguras.

A medida que VUMC logre estabilidad tras el proceso de actualización y explore más a fondo las nuevas funciones que ofrece Windows 11, la Dra. Yaa Kumah-Crystal, directora clínica de TI sanitaria, profesora asociada de informática biomédica y endocrinóloga pediátrica de VUMC, espera que la organización comience a explorar cómo aprovechar Microsoft Copilot . El sistema sanitario ya ha comenzado esta exploración en pequeñas cohortes para determinar qué casos de uso deberían implementarse de forma más amplia.

“La estrategia más amplia consistirá en aprender pronto sobre las herramientas que podemos aprovechar, pero también en determinar cuándo es el momento adecuado para intentar escalarlas”, afirma. “Microsoft está haciendo muchas cosas interesantes, pero nuestras pruebas nos indican que aún es muy pronto y que el camino para lograr algo que sin duda queramos implementar para todos aún está en desarrollo. Sin embargo, definitivamente lo veo como algo que queremos aprovechar, y sentar las bases con los sistemas y la arquitectura más nuevos nos permitirá lograrlo con el tiempo”.

Cómo abordó VUMC el proceso de migración a Windows 11

A partir de abril de 2022, todos los dispositivos nuevos que se implementaban en VUMC se enviaban desde el fabricante con Windows 11 ya instalado. En septiembre de 2024, la organización inició un proceso automatizado para actualizar el 92 % de sus dispositivos administrativos y estaciones de trabajo al nuevo sistema operativo. El resto de los dispositivos son excepciones (3 %) o carecen del procesador, el espacio en disco u otros requisitos de Microsoft para Windows 11 (5 %). Arnold explica que la organización comenzará a reemplazar los dispositivos de esta última categoría en julio.

A fines del año pasado, el 99% de las aproximadamente 10 000 estaciones de trabajo clínicas de la organización se habían actualizado a Windows 11, y se espera que todos los dispositivos tengan el nuevo sistema operativo en los próximos meses.

“Esperamos que, para octubre , cuando finalice el soporte estándar de Windows 10 , tengamos la menor cantidad posible de dispositivos para los que necesitemos adquirir soporte extendido de Windows 10”, afirma Arnold. “Sabemos que tendremos un grupo de dispositivos que seguirán con Windows 10, pero necesitamos minimizarlo para minimizar el costo”.

Los dispositivos excluidos del proyecto de migración alojan una aplicación que aún no está certificada para Windows 11. Estos dispositivos también se actualizarán una vez que la aplicación esté certificada o se actualice a una versión certificada. Arnold afirma que alrededor de 1200 dispositivos en VUMC actualmente se encuentran en esta categoría de excepción.

Arnold explica que el equipo de TI central de la organización, el equipo de ciberseguridad empresarial y el equipo de TI de salud trabajaron juntos para identificar las aplicaciones que no están certificadas para Windows 11 .

“Realizamos un trabajo exhaustivo en todos los grupos de aplicaciones para verificar y recopilar esos datos, y luego para asegurarnos de no forzar una actualización”, añade. “Hicimos un gran trabajo, especialmente en nuestras estaciones de trabajo clínicas. Debido a su configuración, todas las estaciones de trabajo clínicas, excepto el 1% que tiene una aplicación especial, están diseñadas y gestionadas de la misma manera, por lo que se dedicó mucho trabajo a probar, implementar y gestionar esos dispositivos”.

Los tres equipos están haciendo un seguimiento de las aplicaciones no certificadas consultando a los propietarios de las aplicaciones y a los usuarios finales para verificar el cronograma de actualización actual de la aplicación.

“ A medida que nos acercamos a la fecha límite de octubre , revisaremos y validaremos un plan para que todos esos dispositivos, asignados a nuestro equipo de ciberseguridad como excepción, permanezcan en Windows 10 para que puedan ser rastreados formalmente por nuestro equipo de ciberseguridad y nuestro equipo de TI”, añade. “Especialmente ahora, con el costo y las horas que se invierten, cuanto menos dinero pueda invertir en esto, más tiempo puedo invertir en otras cosas”.

Kumah-Crystal añade que los equipos se han asegurado de que incluso las computadoras portátiles del trabajo que los médicos pueden llevar a casa reciban actualizaciones de Windows oportunas. VUMC también puede exigir la actualización de contraseñas en esos dispositivos.

“Afortunadamente, como Microsoft es una plataforma empresarial, han pensado en cosas como esta para permitirnos mantenernos actualizados”, afirma.

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Conclusiones para otros sistemas de salud sobre la migración a Windows 11

Arnold dice que es probable que VUMC no sea uno de los primeros en adoptar Windows 12 cuando se lance, pero cree que es importante que los propietarios de aplicaciones de la organización consideren esa eventualidad al mantener conversaciones con los proveedores en lugar de esperar para comenzar a planificar después de que se lance un nuevo sistema operativo.

Como parte de la transformación digital de la organización, se centra en mantener un mayor porcentaje de dispositivos en funcionamiento. Además de la aplicación regular de parches, la integración de Microsoft Intune con Windows 11 ayuda al equipo de TI a supervisar los dispositivos con nuevos procesos y herramientas, en comparación con los dispositivos con Windows 10. Como resultado, la organización puede identificar problemas rápidamente para evitar tiempos de inactividad.

VUMC también tiene un plan de seguridad para los dispositivos que permanecerán en Windows 10.

Puede que tengamos algunas máquinas con Windows 10 durante años, pero solo porque no queremos reemplazar una máquina de resonancia magnética de un millón de dólares solo porque requiere Windows 10. Sin embargo, contamos con protocolos de seguridad para asegurarnos de que, en ese caso, las conectemos a una red segura sin acceso externo para reducir la vulnerabilidad. Bloqueamos ese tipo de redes y, de nuevo, por eso traemos a nuestro equipo de ciberseguridad para que nos asesore sobre cada excepción y cada dispositivo», explica Arnold.

Arnold sugiere que otras organizaciones de atención médica que buscan iniciar un proyecto de migración a Windows 11 empleen una estrecha coordinación entre TI y los usuarios finales.

“Asegúrese de que, en lugar de que TI y ciberseguridad vengan y digan: 'Bueno, esto es lo que estamos haciendo', tengan esas conversaciones y expliquen el porqué a los propietarios de aplicaciones clínicas y estándar”, afirma.

Kumah-Crystal enfatiza la importancia de que el departamento de TI colabore con alguien que trabaje directamente con los usuarios finales para comunicar los cambios o explicar qué sucede con las aplicaciones sin soporte. Esto implica contar con un buen sistema para identificar a los propietarios de las aplicaciones y supervisarlas y los dispositivos. De esta manera, los equipos de TI pueden garantizar que las aplicaciones sigan funcionando después de la migración, comunicar que no se quedarán sin soporte y supervisar las actualizaciones para que, en el futuro, el equipo sepa cuándo se necesitan licencias adicionales.

Ella explica que el equipo de TI de salud de VUMC, que consta de analistas, desarrolladores e ingenieros, trabaja con personas en roles de director clínico, director asociado de información médica y CMIO para facilitar la comunicación con los usuarios finales.

“Para asuntos como la migración, recibirán retroalimentación sobre las estrategias de comunicación y cómo vamos a difundir la información”, dice. “Nos permitirán realizar pruebas piloto tempranas o revisar las interfaces desde el principio para ver si hay cambios significativos que alguien pueda notar durante su trabajo clínico. Quizás necesitemos comunicarlo. Hemos descubierto que es una forma eficaz de adelantarnos a los acontecimientos”.

Kumah-Crystal señala que uno de los cambios más notables de Windows 10 a 11 es la apariencia y la ubicación de la ventana de búsqueda en la barra de tareas. La organización se esforzó por mantener la barra de búsqueda en la misma ubicación para sus estaciones de trabajo clínicas, pero planea usar la nueva versión para los espacios de trabajo de su infraestructura de escritorios virtuales donde se ejecuta Epic. VUMC comunicó este cambio para garantizar que el personal no se sorprenda con la actualización.

La buena noticia es que, en el caso de Windows 11, la actualización fue, en general, bastante fluida. La mejor actualización es aquella en la que no se sabe nada al respecto, afirma.

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