Artículo de opinión: Alisa De Gaspe Beaubien explica por qué la gestión de reuniones sigue rezagada en materia de viajes

Alisa de Gaspe Beaubien, cofundadora y directora ejecutiva de Groupize, analiza lo que se necesita para mejorar la gestión de reuniones y los beneficios de hacerlo.

En muchas organizaciones, los viajes de negocios se han convertido en una disciplina bien gestionada y tecnológicamente avanzada. Las políticas están codificadas. La integración con herramientas de reserva, sistemas de gastos y plataformas de responsabilidad civil es sólida. El gasto es visible y está ampliamente controlado. Sin embargo, en las mismas organizaciones, las reuniones y eventos —que a menudo representan asignaciones presupuestarias similares o incluso mayores— siguen estando notablemente fragmentados.

Esta inconsistencia entre la gestión de viajes y reuniones es uno de los puntos ciegos más persistentes en la supervisión del gasto empresarial. A pesar de la creciente urgencia de abordar el problema, las reuniones siguen siendo, con demasiada frecuencia, reactivas, descentralizadas y sin documentar.

Las reuniones no gestionadas suponen riesgos significativos, no solo para los presupuestos, sino también para la reputación de la marca, las obligaciones de diligencia debida y el cumplimiento normativo. A menudo, las señales de alerta solo aparecen cuando algo sale mal: una selección de lugar fuera de lo establecido, un error de cumplimiento o la pérdida de ahorros debido a la poca visibilidad.

Lamentablemente, estos escenarios no son casos aislados: son síntomas de una deficiencia estructural en la forma en que las empresas abordan las reuniones.

La presión aumenta. Según una encuesta global de viajes de negocios de American Express de 2024, más de la mitad de 519 profesionales de reuniones esperaban que los costos por asistente a incentivos y eventos especiales aumentaran este año. Casi la misma cantidad esperaba lo mismo para otros tipos de reuniones internas y externas. Se proyecta que casi la mitad de estas se celebrarán en hoteles, y muchas de ellas en varias ciudades, un escenario que añade complejidad y costos.

A pesar de estos crecientes riesgos, aproximadamente el 50 % del gasto relacionado con reuniones aún no se gestiona, según la encuesta de GBT. Esto implica una falta de supervisión central, una aplicación uniforme de políticas y datos limitados para impulsar la toma de decisiones. Es una paradoja: las empresas están redoblando sus esfuerzos en la interacción presencial en un momento en que el coste y el riesgo de hacerlo sin una estructura son mayores que nunca.

Gran parte del desafío reside en la responsabilidad. Las reuniones suelen abarcar departamentos como marketing, RR. HH., ventas, compras y viajes. Sin una única parte responsable, los procesos tienden a convertirse en silos y hojas de cálculo.

La tecnología también ha sido un factor limitante, hasta hace poco. Si bien la gestión de viajes se ha beneficiado de plataformas de reservas y gestión de gastos diseñadas específicamente para este fin, el sector de las reuniones se ha quedado atrás. Muchos dependen de flujos de trabajo improvisados, aprobaciones manuales y herramientas diversas.

Hay indicios de que esto está empezando a cambiar. Las herramientas de gestión de reuniones específicas están ganando terreno, ofreciendo una funcionalidad integral que abarca la búsqueda de espacios, la aplicación de políticas, la elaboración de presupuestos, la comunicación con los asistentes y la generación de informes posteriores al evento.

No se trata de reemplazar el factor humano en la planificación. Se trata de automatizar tareas repetitivas, integrar controles en los flujos de trabajo y brindar a las partes interesadas la visibilidad necesaria para tomar decisiones más inteligentes.

Las organizaciones que adoptan este enfoque más disciplinado reportan beneficios como:

• Visibilidad consolidada de la actividad y el gasto en reuniones, incluidas reuniones internas y más pequeñas
• Aprobaciones optimizadas que reducen las reservas no autorizadas
• Deber de cuidado integrado, que extiende las protecciones de viaje a los asistentes a las reuniones
• Una alineación más estrecha con los proveedores, lo que se traduce en mejores tarifas y condiciones
• Informes prácticos que respaldan tanto el cumplimiento como la planificación estratégica

La inteligencia artificial está acelerando este cambio. Las herramientas basadas en IA ya ayudan a los equipos a generar agendas automáticamente, personalizar las comunicaciones con los asistentes y detectar posibles riesgos de incumplimiento. Esto no es solo automatización, sino mejora, lo que brinda a los planificadores mayor capacidad para centrarse en la estrategia.

Para quienes recién comienzan el camino hacia las reuniones gestionadas, la transformación no tiene por qué ser abrumadora. De hecho, los programas más eficaces suelen comenzar con pequeños cambios intencionales.

• Comience por registrar todas las reuniones, independientemente de su tamaño, en un sistema centralizado.
• Cree flujos de trabajo simples para aprobaciones, abastecimiento y presupuestación.
• Alinee los datos de las reuniones con los sistemas de viajes y gastos existentes.
• Establecer informes de referencia que puedan evolucionar con el tiempo.

Las organizaciones que unifican reuniones y viajes bajo un marco común suelen obtener mejores negociaciones con proveedores, un mayor cumplimiento de las políticas y una experiencia más fluida para los asistentes. Es importante destacar que los gerentes aportan credibilidad a nivel ejecutivo, demostrando que las reuniones no son un centro de costos caótico, sino una herramienta estratégica.

Cuando se gestionan bien, las reuniones representan mucho más que un simple detalle. Influyen en las reservas de vuelos, hoteles y transporte terrestre. Impactan en las relaciones con los clientes, la moral de los empleados y la cultura organizacional.

Cuando no se gestionan, son una de las áreas más grandes sin explotar para la contención de costos, la mitigación de riesgos y la optimización de la experiencia.

A medida que las empresas siguen lidiando con el trabajo híbrido, el crecimiento global y marcos regulatorios más estrictos, las reuniones no pueden quedar relegadas a un segundo plano. Ya existen las herramientas, los datos y los marcos para dotar de disciplina este espacio, sin sofocar la flexibilidad ni la creatividad.

Las organizaciones que adopten este cambio no solo gestionarán reuniones; las diseñarán con intención, las gobernarán con precisión y medirán su impacto con claridad.

Eso no es solo una buena gestión de programas. Es una estrategia empresarial inteligente.

Este artículo de opinión se creó en colaboración con el consejo editorial de gerentes de viajes de The Company Dime.