Comment préparer la paie de votre entreprise à la réforme du travail ?

Avec l'entrée en vigueur de la loi 2466 de 2025, qui réforme structurellement le Code du travail, les entreprises en Colombie sont confrontées à un nouveau paysage juridique qui nécessite des ajustements immédiats de leurs processus de gestion du travail, notamment dans les règlements de paie, en tenant compte des nouveaux ajustements salariaux et contractuels qui s'appliqueront aux employés.

Bien que certains changements soient mis en œuvre progressivement, plusieurs dispositions sont déjà en vigueur et leur non-respect pourrait entraîner des pénalités, des dépassements de coûts ou des défaillances opérationnelles. Par conséquent, une préparation en temps opportun, plutôt qu'une obligation, constitue une stratégie préventive essentielle pour atténuer les risques financiers et juridiques.

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Nouvelles règles impactant la paie

Selon les experts d'Alegra, cabinet spécialisé en comptabilité et en administration, les modifications apportées par cette loi, appelée réforme du travail, instaurent la règle générale des contrats à durée indéterminée, limitant ainsi le recours aux contrats temporaires tels que les contrats à durée déterminée ou les contrats de projet. Cela nécessite un examen attentif des modalités contractuelles en vigueur dans chaque organisation.

De plus, le travail de nuit est redéfini. À compter du 25 décembre 2025, il débutera à 19 h (auparavant, il était fixé à 21 h). Ce changement aura un impact immédiat sur le calcul des majorations de nuit, affectant directement la masse salariale de nombreux quarts de travail.

En ce qui concerne le travail du dimanche et des jours fériés, la réforme prévoit une augmentation progressive de la majoration, qui atteindra 80 % à partir du 1er juillet 2025 ; en 2026, elle passera à 90 % ; et à partir de 2027, elle atteindra 100 %, ce qui représente un changement substantiel par rapport aux 75 % actuels.

« De plus, les congés payés sont étendus, des relevés détaillés des heures travaillées sont exigés et la relation de travail avec les travailleurs des plateformes numériques est formalisée, et ils doivent désormais être couverts par le système de sécurité sociale », ont-ils souligné.

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Andrés Torres, directeur de l'innovation fiscale et de la numérisation chez Alegra.com, a soutenu que, d'autre part, le contrat d'apprentissage est en train d'être redéfini, nécessitant le paiement de prestations sociales et de cotisations de sécurité sociale, ce qui augmente les coûts de main-d'œuvre pour ceux qui embauchent des apprentis.

"La réduction de la semaine de travail à 42 heures, telle que prévue par la loi 2101 de 2021, reste également en vigueur et prendra pleinement effet à partir du 15 juillet 2026", a-t-il déclaré.

Recommandations pratiques

Face à ce nouveau cadre réglementaire, les experts d'Alegra recommandent aux entreprises de prendre cinq mesures clés pour aligner leurs systèmes de paie sur la loi :

1. Auditez votre système de paie actuel : vérifiez si les procédures, modèles et outils utilisés intègrent les nouvelles règles. S'ils sont gérés manuellement ou avec des systèmes obsolètes, une transition vers des solutions plus flexibles devra être envisagée.

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2. Simulation des coûts de main-d'œuvre : Avant de mettre en œuvre des changements, effectuer des simulations permet d'anticiper l'impact financier et d'ajuster les budgets. Ceci est particulièrement utile dans les secteurs à forte rotation du personnel ou avec des équipes de nuit.

3. Formation de l'équipe des talents humains : Le personnel en charge de l'embauche et de la paie doit être au courant des changements juridiques pour éviter les erreurs dans les règlements, les cotisations ou la formalisation de nouvelles relations de travail.

4. Mise en œuvre de registres de travail détaillés : L’obligation de tenir des registres rigoureux des heures travaillées nécessite des améliorations dans les mécanismes de pointage, de contrôle des présences et de validation du temps, en particulier dans les modalités de travail flexibles ou à distance.

5. Planification des changements par étapes : Certaines normes entreront en vigueur en décembre de cette année, tandis que d’autres ne le feront pas avant 2026 ou 2027. L’établissement d’un calendrier de mise en œuvre interne évitera l’improvisation et permettra de communiquer les ajustements à tous les niveaux de l’organisation.

Informations pertinentes : Les employeurs devraient embaucher moins de personnes d’ici la fin de l’année 2025 en raison des inquiétudes concernant la réforme du travail.

« Au-delà de la conformité, cette réforme représente une opportunité pour les entreprises de moderniser, de digitaliser leurs processus et de renforcer leur gestion des talents. Notre objectif est d'accompagner les PME et les experts-comptables dans cette transition en leur proposant des solutions 100 % cloud, optimisées par l'IA et à jour », a commenté Andrés Torres.

Cet expert a conclu en affirmant qu'être préparé maintenant non seulement garantira le respect de la loi, mais nous permettra également d'évoluer vers un modèle de travail plus ordonné et plus équitable, aligné sur les nouvelles exigences du marché du travail colombien.

DANIEL HERNÁNDEZ NARANJO Journaliste de portefeuille