Por quantos anos devo manter documentos de investimento, herança e vendas

Ao lidar com transações como investimentos, heranças e venda de ativos, não basta simplesmente arquivar documentos; também é importante saber por quantos anos elas devem ser guardadas. Isso ocorre porque essa documentação pode ser solicitada mesmo depois de muito tempo e não tê-la pode gerar sérios problemas tanto do ponto de vista fiscal quanto legal.

Saber exatamente o que precisa ser mantido e por quê significa estar pronto quando necessário. Dessa forma, evitam-se atrasos burocráticos, dores de cabeça e prejuízos econômicos no futuro. Aqui estão mais informações sobre isso.

Os investimentos

É importante manter documentos relacionados a investimentos , como ETFs, fundos mútuos, ações ou títulos . O motivo é a transparência tributária e a possibilidade de comprovar a origem do capital em caso de eventuais investigações. Toda transação financeira realizada deve, de fato, ser acompanhada de um rastro em papel ou digital. Extratos bancários , por exemplo, são prova das transações realizadas e devem ser guardados por pelo menos 10 anos .

Contudo, não há obrigatoriedade de manutenção de prospectos informativos para fundos de investimento e apólices de seguros. No entanto, eles contêm informações importantes sobre as comissões, riscos e características dos vários produtos, portanto, mantê-los lhe dá a oportunidade de contestar quaisquer práticas desleais. Além disso, eles servem para demonstrar que o investidor estava informado sobre aquele produto específico no momento da assinatura.

Herança e sucessão

Documentos de herança e sucessão devem ser preservados para sempre . Elas são importantes, de fato, porque demonstram a sucessão do patrimônio do falecido ao herdeiro. Eles são, portanto, a prova de que é preciso administrar os assuntos hereditários no futuro.

Em caso de extravio ou por necessidade, lembramos que você pode solicitar cópia da declaração de herança à Receita Federal.

Uma vez que você o tenha, você terá que guardá-lo zelosamente não apenas para administrar quaisquer propriedades herdadas ou atividades econômicas, mas também para sustentar suas posições em caso de disputas.

Documentação de vendas

Mesmo que você esteja vendendo um bem valioso , como uma casa ou um carro, será importante guardar os documentos por dois motivos fundamentais:

• evitar disputas legais;
• cumprir com as obrigações fiscais.

A escritura pública , por exemplo, é o documento oficial que sanciona a transferência da propriedade de um imóvel. Mantê-lo é útil não apenas porque no futuro pode ser essencial para demonstrar a transferência de propriedade, mas também para quaisquer disputas entre as partes. Entretanto, se tais documentos forem perdidos, geralmente é possível reconstruir o título de origem, mas essa operação pode ser complexa e muito cara.

Também seria aconselhável guardar zelosamente a declaração de conformidade com as normas de segurança dos sistemas domésticos . Este último é um documento obrigatório que a empresa instaladora emite quando termina o trabalho em um sistema como água ou gás. Confirma, de fato, que foi construído de acordo com padrões técnicos e de segurança. Esta documentação não expira , mas permanece válida até que o sistema seja modificado ou comprometido. A declaração de conformidade, portanto, deve ser mantida para sempre enquanto o sistema estiver em uso ou até que seja modificado.

Além disso, os documentos relativos aos procedimentos e regularização de eventuais infrações prediais devem ser guardados por, no mínimo, 10 anos. O motivo é simples, eles valerão como comprovante da regularização do imóvel. Na ausência de tais atos, de fato, o abuso poderia ser considerado ainda existente e punível. Além disso, elas devem ser sempre guardadas, pois quem comprar ou herdar o imóvel poderá solicitar uma cópia. Caso não seja demonstrado, o imóvel poderá ser considerado irregular, o que inviabilizará a venda e haverá problemas na emissão do certificado de habitabilidade.

De uma perspectiva fiscal , no entanto, os recibos de pagamento de impostos, como registro ou IVA, devem ser mantidos por pelo menos 5 anos. Este último é, na verdade, o prazo dentro do qual a Receita Federal pode solicitar cheques. Em relação ao imposto de registro, se ele não for pago e os cinco anos se passarem, o cidadão ainda será obrigado a pagá-lo se ele for devido por lei.

Quais documentos manter e como

Como explicado, manter os documentos corretamente é importante tanto do ponto de vista jurídico quanto econômico. Existem duas categorias de documentos que requerem atenção especial:

• escrituras notariais e documentos imobiliários;
• documentação sujeita a potenciais disputas.

Os primeiros, que devem ser mantidos por tempo indeterminado , são importantes porque:

• são prova definitiva dos direitos de propriedade;
• elas podem ser necessárias mesmo depois de gerações;
• são essenciais no caso de herança;
• eles são usados ​​para demonstrar a origem legal dos produtos.

Os seguintes fazem exatamente parte desta categoria :

• escrituras e escrituras de compra e venda de imóveis;
• plantas cadastrais e documentos de planejamento urbano;
• sucessões e doações;
• títulos de propriedade histórica.

Eles devem então ser mantidos por pelo menos 10 anos :

• contratos de vários tipos, como arrendamentos e contratos;
• documentos contábeis e fiscais;
• extratos bancários e apólices de seguro;
• correspondência para relações jurídicas.

Para melhor preservar a documentação, seria útil:

• criar arquivos em ordem cronológica;
• mantenha cópias impressas e digitais;
• proteger documentos tanto de eventos atmosféricos quanto de deterioração.

O não cumprimento destas regras pode de facto levar a:

• incapacidade de provar os próprios direitos em tribunal;
• problemas com a administração financeira;
• dificuldades com herança;
• riscos de litígio por terceiros.