Ara sıra serbest meslekte masraf geri ödemeleri nasıl işler?

Geçici serbest meslek, geçici ve istikrarsız bir şekilde gerçekleştirilen profesyonel bir hizmettir. Yapılan iş karşılığında ücret almayı gerektiren bir tür ikincil istihdam değildir ve daimi sözleşmeli çalışanlara genel olarak sağlanan korumalardan yararlanmaz. Bu özelliğe rağmen, çalışanlar işlerini yaparken yaptıkları harcamalar için geri ödeme alabilirler; ancak yapılan tüm harcamaların uygun şekilde belgelendirilmesi gerekir. Ayrıca, çalışanın daha önce aynı harcamalarla ilgili vergi indirimlerinden yararlanmamış olması gerekir.

Gider geri ödemelerinin doğru yönetimi önemlidir. Vergi mükellefleri, vergiye tabi gelirlerine katkıda bulunan ( ve dolayısıyla stopaj vergisine tabi olan) ve dolayısıyla vergi beyannamelerine dahil edilmesi gereken giderler ile vergiden muaf olanlar arasında ayrım yapabilmelidir.

Ara sıra kendi işini yapmak ne anlama geliyor?

Ara sıra serbest meslek, ara sıra yapılması gereken bir faaliyettir. Genellikle düzenli işin yanı sıra, ister çalışan ister serbest meslek sahibi olsun, gerçekleştirilir ve adından da anlaşılacağı gibi ara sıra gerçekleştirilir.

Bu durum, bilgisayar tutkunu bir çalışanın komşusunun bilgisayarını tamir etmesini içerebilir. Bu profesyonel bir faaliyet değil, daha ziyade ara sıra yapılan bir iştir. Ara sıra yapılan iş için temel gereklilik, KDV kaydından muafiyet sağlayan ara sıra yapılan bir iştir . Vergi mükelleflerinin karşılaşabileceği bir diğer durum ise Amazon, eBay veya başka bir e-ticaret platformunda ürün satmaktır . Bu ara sıra yapıldığında, vergi dışı bir makbuz düzenlenebilir. Bu durumda da satış faaliyetinin sürekli olarak yapılması gerekmez.

Resmî olarak ara sıra yapılan iş, aşağıdaki özelliklerle karakterize edilen, ara sıra yapılan her türlü faaliyet olarak tanımlanabilir:

Alışkanlık, profesyonellik, devamlılık ve koordinasyon eksikliğinden.

Geçici olarak yapılan faaliyetler, iş görme sözleşmelerine ilişkin belirli hükümler içeren Medeni Kanun'un 2222. maddesinde düzenlenmiştir. Bu maddeye göre, geçici işçiyi şu şekilde tanımlayabiliriz:

Müşteriden herhangi bir emir veya koordinasyon yetkisi almaksızın, esas olarak kendi eserini kullanarak, bir ücret karşılığında bir iş veya hizmeti yerine getirmeyi üstlenen kişi.

Hangi masraflar geri ödenebilir?

Ara sıra yapılan işlerde, yapılan faaliyetin niteliğine sıkı sıkıya bağlı olan çeşitli giderlerin geri ödenmesi mümkündür.

Bunlara genel olarak şunlar dahildir:

• ulaşım için yapılan masraflar;
• faaliyetin gerçekleştirilmesi için ihtiyaç duyulan malzemelerin satın alınması için yapılan harcamalar;
• herhangi bir ekipmanın kiralanması;
• eğitim kurslarına katılım.

Yapılan her türlü gider, ilgili fatura veya makbuzların saklanması suretiyle uygun şekilde belgelendirilmelidir. Giderlerin geri ödenmesi, tamamen giderlerin gerçekten yapılıp yapılmadığına bağlıdır.

Gider geri ödemesi nasıl belirtilmelidir?

Genellikle ara sıra serbest meslek faaliyetinde bulunan bir kişinin, ücret aldığında verdiği hizmet karşılığında makbuz vermesi gerekmektedir.

Bu belgede şunlar belirtilmelidir:

• brüt tazminat miktarı;
• Müşterinin vergi vekili olarak hareket etmesi halinde stopaj vergisi;
• ödenen herhangi bir masraf geri ödemesinin tutarı.

Bu son madde, hizmet sağlayıcının katlandığı maliyetler karşılığında ne kadar almaya hak kazandığını temsil eder ve müşteri adına önceden yapmak zorunda kaldığı ödemeleri ifade eder.

Ancak, serbest meslek ve sürekli olmayan serbest meslekten elde edilen gelirin belirlenmesine ilişkin kuralların, tazminat tanımı kapsamında müşteriye yansıtılan faaliyetin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan maliyetleri de kapsadığını unutmamak önemlidir.

Bu noktada, Tuir'in 54. maddesinin 1. fıkrasında belirtilen husus açıktır; şöyle ki:

Sanat ve meslek icrasından elde edilen kazanç, vergilendirme döneminde elde edilen nakdi veya ayni tazminatlar (kâr payı dâhil) ile aynı dönemde sanat veya meslek icrası için yapılan giderler arasındaki farktır.

Ara sıra serbest meslek faaliyeti ile ilgili olarak, Gelir Vergisi Kanunu'nun (GVK) 71. maddesinin 2. fıkrası, gelirin, vergi döneminde alınan tutar ile yapılan giderler arasındaki farka göre belirlendiğini açıkça belirtmektedir. Serbest meslek faaliyeti ile düzenli olmayan serbest meslek faaliyeti gelirinin belirlenmesindeki fark, görevlendirmenin yürütülmesi sırasında yapılan giderlerin farklı kriterlere göre belirlenmesiyle belirlenir.

Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 49/E/2013 sayılı kararına göre;

• Serbest meslek faaliyetinde düzenli olarak bulunanların elde ettikleri gelir, alınan ücret ile vergi döneminde yapılan giderler arasındaki farka göre tespit edilir;
• Ara sıra serbest meslek faaliyetinden elde edilen gelir, tazminat ile onu elde etmek için yapılan harcama arasındaki özel bağlantı dikkate alınarak yerine konur.

Stopaj vergisi muafiyeti

Gider geri ödemesi , 600/73 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi'nin 25'inci maddesinde öngörülen stopaj vergisine tabi tutulamaz; özellikle de yapılan giderler, faaliyetin yürütülmesiyle sıkı bir şekilde ilgili ise.

Bu basitleştirme, çalışma için yaptıkları harcamaları vergi beyannamesinde bildirmek zorunda olmayan mükellefler için de geçerlidir.

Ancak, geri ödemenin faaliyetin yürütülmesi için zaruri olan giderleri aşması halinde, 600/73 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin eski 25 inci maddesinde öngörülen şekilde %20 oranında stopaj uygulanması gerekir.