Yatırım, miras ve satış belgelerinin kaç yıl saklanması gerekir?

Yatırım, miras, varlık satışı gibi işlemlerde sadece evrakları arşivlemek yeterli değildir; Bunların kaç yıl saklanması gerektiği de önemlidir. Zira bu tür belgelerin uzun süre sonra bile talep edilmesi mümkün olup, bu belgelerin eksikliği hem mali hem de hukuki açıdan ciddi sorunlara yol açabilmektedir.

Neyin neden saklanması gerektiğini tam olarak bilmek, ihtiyaç duyulduğunda hazır olmak anlamına gelir. Bu şekilde bürokratik gecikmelerin önüne geçilmiş olur, ileride yaşanacak baş ağrılarının ve ekonomik kayıpların önüne geçilmiş olur. İşte bu konuda daha detaylı bilgi.

Yatırımlar

ETF, yatırım fonu, hisse senedi veya tahvil gibi yatırımlara ilişkin belgeleri saklamak önemlidir. Bunun nedeni hem vergisel şeffaflık hem de herhangi bir soruşturma durumunda sermayenin nereden geldiğinin ortaya çıkarılabilmesi imkânıdır. Gerçekleştirilen her finansal işlemin aslında kağıt veya dijital bir izi olması gerekiyor. Örneğin banka ekstreleri yapılan işlemlerin kanıtıdır ve en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır .

Ancak yatırım fonları ve sigorta poliçelerine ilişkin bilgi prospektüslerinin saklanması zorunluluğu yoktur . Ancak bunlar çeşitli ürünlerin komisyonları, riskleri ve özellikleri hakkında önemli bilgiler içerdiğinden, bunları saklamak size haksız uygulamalara itiraz etme fırsatı verir. Ayrıca, yatırımcının abonelik sırasında ilgili ürün hakkında bilgilendirildiğinin ispatına da hizmet eder.

Miras ve veraset

Miras ve veraset belgeleri sonsuza kadar saklanmalıdır . Bunlar önemlidir, çünkü ölen kişinin mirasının mirasçılarına nasıl geçeceğini gösterir. Dolayısıyla bunlar gelecekte kalıtsal işlerin yönetilmesi gerektiğinin kanıtıdır.

Kaybolmaları veya zorunluluk nedeniyle miras beyannamesinin bir örneğini Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan talep edebileceğinizi hatırlatırız.

Bunu bir kez elde ettiğinizde, sadece miras kalan mallarınızı veya ekonomik faaliyetlerinizi yönetmek için değil, aynı zamanda anlaşmazlıklar durumunda pozisyonlarınızı desteklemek için de onu kıskançlıkla korumak zorunda kalacaksınız.

Satış dokümantasyonu

Ev veya araba gibi değerli bir varlığı satıyor olsanız bile, belgeleri iki temel nedenden dolayı saklamanız önemli olacaktır:

• hukuki anlaşmazlıklardan kaçınmak;
• vergi yükümlülüklerini yerine getirmek.

Örneğin noter senedi , bir mülkün mülkiyetinin devrini onaylayan resmi belgedir. Bunu saklamak, sadece ileride mülkiyetin devrini ispatlamak için gerekli olması nedeniyle değil, aynı zamanda taraflar arasında çıkabilecek uyuşmazlıklar için de faydalıdır. Ancak bu tür belgelerin kaybolması halinde, genellikle orijinal unvanı yeniden oluşturmak mümkündür; ancak bu işlem karmaşık ve çok pahalı olabilir.

Ayrıca , yerli sistemlerin güvenlik yönetmeliklerine uygunluk beyanını da titizlikle korumak yerinde olacaktır. İkincisi ise tesisat firmasının su veya gaz gibi bir sistem üzerinde çalışmayı tamamladığında verdiği zorunlu bir belgedir. Aslında teknik ve güvenlik standartlarına uygun olarak inşa edildiğini teyit ediyor. Bu dokümantasyonun süresi dolmaz, ancak sistem değiştirilene veya tehlikeye atılana kadar geçerliliğini korur. Bu nedenle uygunluk beyanı, sistem kullanımda olduğu sürece veya değiştirilinceye kadar sonsuza kadar saklanmalıdır.

Ayrıca, yapı ihlallerine ilişkin prosedür ve düzenlemelere ilişkin belgelerin en az 10 yıl süreyle saklanması gerekiyor. Sebebi basit, mülkiyetin düzenliliğinin kanıtı olarak geçerli olacaklar. Bu tür fiillerin bulunmaması durumunda bile, fiilin hâlâ devam ettiği ve cezalandırılabilir olduğu kabul edilebilir. Ayrıca bunların mutlaka saklanması gerekir çünkü mülkü satın alan veya miras kalan kişi bir kopyasını isteyebilir. Gösterilmemesi durumunda taşınmazın uygunsuz olduğu değerlendirilecek, bu da satışın aksamasına ve oturma izni belgesinin verilmesinde sorun yaşanmasına neden olacaktır.

Ancak vergisel açıdan bakıldığında kayıt veya KDV gibi vergi ödeme makbuzlarının en az 5 yıl saklanması gerekmektedir. İkincisi ise Gelir İdaresi Başkanlığı'nın çek talebinde bulunabileceği son tarihtir. Kayıt vergisi ile ilgili olarak, beş yıl geçmesine rağmen ödenmemesi durumunda vatandaşın kanunen ödenmesi gereken vergiyi ödemeye devam etmesi gerekmektedir.

Hangi belgeleri nasıl saklamalısınız?

Anlatıldığı üzere, belgelerin doğru bir şekilde saklanması hem hukuki hem de ekonomik açıdan önemlidir. Özel dikkat gerektiren iki kategori belge vardır:

• noter senetleri ve gayrimenkul belgeleri;
• potansiyel uyuşmazlıklara konu olabilecek belgeler.

Bunlardan ilki, sonsuza kadar saklanması gerekenlerdir, çünkü önemlidirler:

• mülkiyet haklarının kesin kanıtıdır;
• nesiller sonra bile gerekli olabilirler;
• Miras durumunda bunlar esastır;
• Bunlar, malların yasal menşeini göstermek için kullanılır.

Aşağıdakiler tam olarak bu kategoriye dahildir:

• gayrimenkul satış senetleri ve tapu senetleri;
• kadastro planları ve şehir planlama belgeleri;
• Miraslar ve bağışlar;
• tarihi mülkiyet senetleri.

Daha sonra en az 10 yıl süreyle saklanmalıdır :

• kiralama ve sözleşme gibi çeşitli türdeki sözleşmeler;
• muhasebe ve vergi belgeleri;
• banka ekstreleri ve sigorta poliçeleri;
• hukuki ilişkilere ilişkin yazışmalar.

Belgeleri en iyi şekilde korumak için şunları yapmak faydalı olacaktır:

• arşivleri kronolojik sırayla oluşturmak;
• hem kağıt hem de dijital kopyaları saklayın;
• Belgeleri hem atmosferik olaylardan hem de bozulmalardan korur.

Bu kurallara uyulmaması aslında şunlara yol açabilir:

• mahkemede haklarını ispat edememe;
• mali yönetimle ilgili sorunlar;
• mirasla ilgili zorluklar;
• Üçüncü kişiler tarafından uyuşmazlık riski.