Neu in der Lohn- und Gehaltsabrechnung? Das müssen Sie wissen

Mit dem Wachstum Ihres Kleinunternehmens wächst auch Ihr Personal. Sobald Sie Mitarbeiter eingestellt haben, stehen Sie vor der Aufgabe, die Gehaltsabrechnung zu verwalten. Wenn Sie wie die meisten Kleinunternehmer sind, ist die Gehaltsabrechnung wahrscheinlich nicht Ihr Fachgebiet. Schließlich konzentrieren Sie sich wahrscheinlich mehr auf die Produkte oder Dienstleistungen, die Sie anbieten, als auf die operativen Details der Unternehmensführung. Tatsächlich wachsen jedoch mit dem Wachstum Ihres Unternehmens auch Ihre rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen.

Für diejenigen, die wenig oder gar keine Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung haben, kann der Prozess entmutigend wirken. Sicherzustellen, dass die Gehaltsschecks korrekt berechnet werden, die Lohnsteuer zu berechnen und die staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften im Auge zu behalten, kann eine große Herausforderung sein. Doch die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung muss nicht schwierig sein. Mit ein wenig Grundwissen und Planung ist es möglich, Ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess zu optimieren.

Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Kleinunternehmer

Egal, ob Sie einen oder hundert Mitarbeiter haben, die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines Unternehmers. Doch was genau bedeutet „Lohn- und Gehaltsabrechnung“? Ja, es geht darum, Schecks für Mitarbeiter auszustellen. Aber es steckt noch viel mehr dahinter. Zur Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört auch die korrekte Einstufung der Mitarbeiter, der Einbehalt von voraussichtlichen Steuern und Abzügen, die genaue Berechnung des Mitarbeitergehalts und die Zahlung von Lohnsteuern.

So klassifizieren Sie Mitarbeiter

Arbeitgeber müssen mit hohen Strafen rechnen, wenn Mitarbeiter nicht korrekt eingestuft werden. Zu den Einstufungen gehören Vollzeit, Teilzeit, freigestellt oder nicht freigestellt. Selbstständige Auftragnehmer gelten nicht als Arbeitnehmer, müssen aber ihre Einkünfte melden. Faktoren, die die Einstufung eines Mitarbeiters bestimmen, sind unter anderem die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, die spezifischen Aufgaben, die Dauer der Arbeit und der Grad der Kontrolle des Mitarbeiters über seine Arbeit.

Lohnabzüge und Lohnabzüge

Eine weitere Pflicht des Arbeitgebers besteht darin, Gelder für die Einkommenssteuer einzubehalten und den Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungsbeiträgen abzuziehen. Nachfolgend eine Zusammenfassung:

• Steuerabzüge : Bei Bundessteuern richtet sich der einbehaltene Betrag nach dem Steuerstatus des Arbeitnehmers, der Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen und weiteren Faktoren. Die meisten Bundesstaaten verlangen auch Abzüge für die staatliche Einkommenssteuer.

• Arbeitnehmerabzüge : Abzüge finanzieren Leistungen wie Kranken- und Lebensversicherungsprämien, 401(k)-Beiträge und Gesundheitssparkonten. Zu den Abzügen nach Steuern zählen Roth-IRA-Beiträge, Spenden an wohltätige Organisationen, Gewerkschaftsbeiträge und Lohnpfändungen.

Erste Schritte mit der Gehaltsabrechnung

Der erste Schritt zur Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die Beantragung einer Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN). Arbeitgeber müssen sich außerdem bei ihren jeweiligen Bundesstaaten registrieren lassen. Einige Bundesstaaten vergeben staatliche EINs (SEIN) oder andere staatliche Steueridentifikationsnummern.

Anschließend müssen Arbeitgeber von jedem Mitarbeiter Informationen über dessen W-4-Formular (Employee's Withholding Certificate) und das I-9-Formular (Bescheinigung zur Arbeitsberechtigung) einholen. Für unabhängige Auftragnehmer mit einem Jahreseinkommen von mehr als 600 US-Dollar wird das W-9-Formular (Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Bescheinigung) verwendet. Arbeitgeber müssen außerdem Unterlagen zur Krankenversicherung und Altersvorsorge sowie Bankdaten (für die direkte Einzahlung) einholen.

Berechnung des Mitarbeitergehalts

Die Vergütung von Mitarbeitern umfasst mehr als nur den verdienten Lohn oder das Gehalt. Der endgültige Betrag kann auch Überstundenvergütungen, Boni, Provisionen, Trinkgelder, Erstattungen und nicht genutzten bezahlten Urlaub beinhalten. Arbeitgeber müssen außerdem einen Lohnplan festlegen, ob wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich oder halbmonatlich. In den meisten Bundesstaaten gibt es Gesetze, die die Zahlungshäufigkeit regeln.

Einreichung der Lohnsteuer

Arbeitgeber sind verpflichtet, Lohnsteuern einzubehalten und abzuführen. Dazu gehören die Steuern nach dem Federal Insurance Contribution Act (FICA), der die Sozialversicherung und Medicare finanziert, der Federal Unemployment Tax Act (FICA), der die Arbeitslosenversicherung finanziert, sowie staatliche und lokale Lohnsteuern. Darüber hinaus sind Arbeitgeber verpflichtet, staatliche Arbeitslosensteuern (SUTA) und Beiträge zur Arbeitnehmerentschädigungsversicherung zu zahlen.

Arbeitgeber müssen das Formular 940 (jährliche Arbeitslosensteuererklärung) und das Formular 941 (vierteljährliche Steuererklärung) einreichen. Formular 940 ist für das Vorjahr am 31. Januar fällig, Formular 941 für das vierte Quartal des Vorjahres am 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar.

Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Viele Kleinunternehmer empfinden die Lohn- und Gehaltsabrechnung als überfordernd. Zum Glück gibt es Lösungen. Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware stellt nicht nur Gehaltsschecks aus, sondern erfasst auch automatisch Steuern und trägt so dazu bei, dass Unternehmen die Vorschriften einhalten. Alternativ können Sie einen Buchhalter beauftragen, der diese Aufgaben übernimmt.

Lohn- und Gehaltsabrechnung für Kleinunternehmer

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine wichtige Aufgabe. Obwohl die vielen damit verbundenen Aufgaben schwierig erscheinen können, können die richtigen Tools und das richtige Wissen Ihnen helfen, den Prozess zu optimieren und gleichzeitig die Vorschriften einzuhalten. Ob Sie die Abrechnung selbst durchführen, eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware verwenden oder Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste auslagern – das Verständnis der Grundlagen kann Ihnen späteren Ärger ersparen.

CorpNet bietet Unternehmensgründungen, Steueranmeldungen, Steuerregistrierungen und Corporate-Compliance-Services in allen 50 US-Bundesstaaten an. Express- und 24-Stunden-Eildienste sind auf Anfrage verfügbar. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren .

Bild: Canva