¿Nuevo en nómina? Esto es lo que necesita saber

A medida que su pequeña empresa crece, también crece su personal. Y una vez que cuenta con empleados, se enfrenta a la tarea de gestionar la nómina. Si es como la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, es probable que la nómina no sea su especialidad. Al fin y al cabo, probablemente se centre más en los productos o servicios que ofrece que en los detalles operativos de la propiedad del negocio. Pero lo cierto es que, a medida que su empresa crece, también lo hacen sus obligaciones legales y regulatorias.

Para quienes tienen poco o ningún conocimiento de nóminas, el proceso puede resultar abrumador. Asegurarse de que los cheques de pago se calculen correctamente, calcular los impuestos sobre la nómina y mantenerse al día con las regulaciones estatales y federales puede ser abrumador. Pero gestionar la nómina no tiene por qué ser difícil. Con algunos conocimientos básicos y un poco de planificación, es posible optimizar el proceso de nóminas.

Conceptos básicos de nómina para propietarios de pequeñas empresas

Ya sea que tenga uno o cien empleados, gestionar la nómina es una de las responsabilidades más importantes de un empresario. Pero ¿qué significa exactamente "gestionar la nómina"? Sí, implica emitir cheques para los empleados. Pero es mucho más. Gestionar la nómina también implica clasificar correctamente a los empleados, retener impuestos estimados y deducciones, calcular con precisión el salario de los empleados y pagar los impuestos sobre la nómina.

Cómo clasificar a los empleados

Los empleadores pueden enfrentar fuertes sanciones si los empleados no se clasifican correctamente. Las clasificaciones incluyen tiempo completo, tiempo parcial, exento o no exento. Los contratistas independientes no se consideran empleados, pero sus ingresos deben declararse. Los factores que determinan la clasificación de un empleado incluyen el número de horas trabajadas, las funciones específicas del puesto, la duración del trabajo y el grado de control del empleado sobre su trabajo, entre otros.

Retenciones y deducciones de nómina

Otra responsabilidad de los empleadores es retener fondos para el impuesto sobre la renta y deducir la parte de las contribuciones a las prestaciones que corresponde al empleado. A continuación, se presenta un resumen:

• Retenciones de impuestos : En el caso de los impuestos federales, la cantidad retenida se determina según el estado civil del empleado, el número de dependientes y otros factores. La mayoría de los estados también exigen retenciones para el impuesto estatal sobre la renta.

• Deducciones para empleados : Las deducciones financian beneficios como primas de seguros médicos y de vida, contribuciones al plan 401(k) y cuentas de ahorro para gastos médicos. Las deducciones después de impuestos incluyen contribuciones a cuentas Roth IRA, contribuciones a organizaciones benéficas, cuotas sindicales y embargos de salario.

Cómo empezar con la nómina

El primer paso para comenzar con la nómina es obtener un Número de Identificación del Empleador (EIN). Los empleadores también deben registrarse en sus respectivos estados, algunos de los cuales emiten EIN estatales (SEIN) u otros números de identificación fiscal estatales.

A continuación, los empleadores deben recopilar información de cada empleado mediante su W-4 (Certificado de Retención del Empleado) y el formulario I-9, que verifica su elegibilidad para trabajar. Para los contratistas independientes que ganan más de $600 al año, se utiliza el formulario W-9 (Solicitud de Número de Identificación Tributaria y Certificación). Los empleadores también deben obtener los formularios de documentación del seguro médico y del plan de jubilación, así como la información bancaria (para el depósito directo).

Cálculo del salario de los empleados

La remuneración de los empleados incluye más que el salario o sueldo devengado. El monto final también puede incluir el pago de horas extras, bonificaciones, comisiones, propinas, reembolsos y tiempo libre remunerado no utilizado. Los empleadores también deben establecer un calendario de pagos, ya sea semanal, quincenal, mensual o quincenal. La mayoría de los estados tienen leyes que determinan la frecuencia de pago.

Presentación de impuestos sobre la nómina

Los empleadores están obligados a retener y declarar los impuestos sobre la nómina. Esto incluye los impuestos de la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (FICA), que financian el Seguro Social y Medicare; la Ley Federal de Impuestos por Desempleo (FICA), que financia los programas de seguro de desempleo; y los impuestos estatales y locales sobre la nómina. Además, los empleadores están obligados a pagar los impuestos estatales de desempleo (SUTA) y el seguro de compensación laboral.

Los empleadores deben presentar el Formulario 940, Declaración Anual de Impuestos Federales por Desempleo (FUTA) del Empleador, y el Formulario 941, Declaración Trimestral de Impuestos Federales del Empleador. El Formulario 940 vence el 31 de enero para el año anterior, mientras que el Formulario 941 vence el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero (para el cuarto trimestre del año anterior).

Subcontratación de la gestión de nóminas

Para muchos propietarios de pequeñas empresas, procesar la nómina es abrumador. Afortunadamente, existen soluciones. El software de nómina no solo emite los cheques, sino que también declara automáticamente los impuestos y puede ayudar a garantizar que las empresas cumplan con las normativas. Otra opción es contratar a un profesional de contabilidad para que se encargue de estas responsabilidades.

Gestión de nóminas para propietarios de pequeñas empresas

Independientemente del tamaño de su empresa, gestionar la nómina es una responsabilidad esencial. Aunque las numerosas tareas que implica la nómina pueden parecer complejas, las herramientas y los conocimientos adecuados pueden ayudarle a agilizar el proceso y a cumplir con las normativas. Ya sea que lo haga usted mismo, utilice un software de nómina o externalice servicios de nómina, comprender los conceptos básicos puede ayudarle a evitar problemas en el futuro.

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Imagen: Canva