Reservas abiertas vs. viajes gestionados: Lo que los líderes de viajes corporativos deben saber

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La incertidumbre económica está agitando los mercados financieros, lo que genera pronósticos confusos sobre los viajes de ocio para el resto de 2025. Mientras tanto, las perspectivas para los viajes corporativos siguen siendo cautelosamente optimistas.

Según una encuesta de GBTA de 2025, el 71 % de los compradores de viajes afirmó que las reservas de viajes de negocios de su empresa aumentaron el año pasado. Además, casi la mitad (48 %) afirmó que su empresa realizará más viajes de negocios este año que el año pasado, en comparación con solo el 12 % que cree que su empresa realizará menos viajes.

En medio de la fluidez del entorno empresarial más amplio, los compradores de viajes corporativos y los líderes financieros están bajo presión para incorporar políticas reflexivas e intencionales que minimicen los costos, maximicen la flexibilidad y optimicen el papel de los viajes de negocios en el impulso del crecimiento de la empresa.

Este artículo explora las diferencias entre las reservas abiertas y los viajes gestionados para ayudar a las empresas a comprender las mejores formas de ofrecer precios óptimos, apoyo a los empleados, gastos oportunos e informes automatizados.

No todas las estrategias de reserva de viajes corporativos son iguales. Y eso es bueno. La reserva de viajes requiere un equilibrio delicado para empresas de todos los tamaños, y puede variar según el departamento e incluso el viaje.

Las presiones en el panorama de los viajes corporativos han añadido nuevas capas de complejidad, afirmó Dan Skaggs, director de producto de TravelBank. «Las expectativas de los empleados son cada vez más exigentes y ahora hay más opciones de autoservicio disponibles. Por lo tanto, es fundamental que los líderes del sector de viajes y finanzas revisen sus programas para garantizar que sus herramientas, políticas y plataformas sean modernas, flexibles y estén alineadas con las necesidades actuales de la fuerza laboral».

Muchas organizaciones, especialmente pequeñas y medianas empresas con recursos limitados, prefieren un modelo de reserva abierta, que permite a los empleados elegir los vuelos y el alojamiento que prefieran.

A los empleados les suelen gustar estos programas porque «puede que no se les exija obtener aprobaciones previas al viaje ni estén limitados por proveedores preaprobados», afirmó Skaggs. «Algunos empleados disfrutan de las reservas abiertas, ya que pueden elegir alojamiento según su comodidad, conveniencia y programas de fidelización personales». Y, en algunos casos, los empleados pueden encontrar tarifas base más bajas que las disponibles en los programas gestionados tradicionales.

Si bien puede satisfacer las preferencias de algunos empleados y aliviar la carga administrativa inicial, un modelo de reserva abierta y sin gestión no siempre es la mejor solución desde una perspectiva empresarial. Si bien la reserva abierta puede ofrecer mayor flexibilidad, también presenta varios desafíos para los equipos de gestión y finanzas:

• El seguimiento y la conciliación de gastos se vuelven más complejos cuando las reservas se realizan fuera de un sistema centralizado, lo que puede generar frustración tanto para los viajeros de negocios como para los administradores.

• Cuando los empleados hacen reservas con proveedores no aprobados, exceden los límites presupuestarios o ignoran las pautas de viaje de la empresa, las empresas pueden correr un mayor riesgo de incumplimiento de las políticas.

• Las reservas abiertas a menudo sacrifican las tarifas con descuento que las plataformas de viajes administradas obtienen al aprovechar mayores volúmenes de gasto en viajes, lo que en última instancia resulta en la pérdida de oportunidades de ahorro de costos.

• Cuando los planes de viaje cambian o los vuelos (¡inevitablemente!) se retrasan, los empleados tienen que solucionar los problemas por su cuenta.

En comparación con las políticas de reserva abiertas, los programas de viajes administrados ofrecen una variedad de beneficios que simplifican y mejoran la experiencia de viaje de los empleados al tiempo que reducen costos, aumentan la escala y brindan más supervisión de políticas y servicios a los empleados.

Las plataformas de viajes gestionadas están introduciendo herramientas de reserva más inteligentes, recomendaciones personalizadas, asistentes de reserva conversacionales, itinerarios automatizados y seguimiento de gastos en tiempo real, todo lo cual agiliza la experiencia de viaje para empleados y administradores.

Además, algunas plataformas combinan la gestión de viajes, gastos y tarjetas en un sistema integral y fácil de usar. Los empleados pueden usar una tarjeta corporativa centralizada para gestionar las reservas y simplificar los pagos. Algunas plataformas incluso recompensan a los empleados por reservar por debajo del presupuesto.

Con sistemas automatizados, los viajeros ya no necesitan enviar informes de gastos manualmente. Pueden minimizar los gastos de bolsillo y obtener reembolsos más rápidamente.

Con este acuerdo también se consiguen ahorros de costes para la empresa.

Las plataformas gestionadas pueden guiar a los viajeros para que reserven dentro de las políticas de viaje y automatizar los requisitos de aprobación para solicitudes fuera de ellas. Cuando es necesario reasignar planes de viaje, es mucho más fácil cancelar, modificar o transferir reservas sin perder de vista los costos ni las responsabilidades. Además, «una plataforma de viajes gestionada ayuda a reducir el riesgo de fraude al automatizar y verificar las reclamaciones de gastos antes de su reembolso», afirmó Skaggs.

Al implementar una plataforma diseñada para incorporar nuevas tecnologías, herramientas y servicios, las empresas pueden externalizar el desafío cada vez mayor de comprender los últimos avances en la industria, lo que les permite concentrarse en lo que realmente importa: la salud financiera y el bienestar de los empleados.

Esto es especialmente cierto si han integrado una plataforma integral de viajes, tarjetas y gastos, que agiliza los procesos y aumenta la visibilidad de las operaciones financieras de la empresa. Dicha plataforma también facilita el acceso a tarifas negociadas y descuentos para grupos, normalmente reservados para grandes empresas. Los equipos financieros se benefician de información en tiempo real sobre los patrones de gasto, lo que permite realizar previsiones más precisas y optimizar el presupuesto.

“A medida que el negocio crece, la plataforma se escala junto con él, eliminando la necesidad de costosas renovaciones del sistema”, afirmó Skaggs. “Al captar más gasto en tarjetas corporativas y reducir las fugas, las empresas también pueden mejorar su capital circulante y aprovechar incentivos financieros como reembolsos y programas de recompensas. Estas eficiencias pueden tener un impacto significativo en el flujo de caja y la salud financiera a largo plazo”.

También está la cuestión del deber de cuidado de los viajeros y la gestión de riesgos de viaje (TRM).

“Una política de reservas libre y abierta limita la visibilidad y el control de una empresa en lo que respecta al deber de diligencia”, afirmó Skaggs. “Sin un seguimiento centralizado, resulta difícil localizar a los empleados o brindar apoyo oportuno durante interrupciones o emergencias. Además, sin un soporte dedicado, las cancelaciones de última hora o los problemas logísticos pueden quedar sin resolver”.

Sin embargo, con las plataformas de viajes gestionadas, la información de itinerarios y el seguimiento de la ubicación en tiempo real permiten a las empresas identificar y asistir rápidamente a los viajeros. Además, los agentes profesionales están disponibles 24/7 para brindar asistencia en caso de retrasos, cancelaciones o emergencias, lo que significa que un empleado de la empresa no está constantemente disponible para atender problemas a los que podría no saber cómo responder.

En definitiva, según Skaggs, la gestión de viajes es una ventaja para las pequeñas y medianas empresas. Centraliza funciones para reducir los gastos administrativos, simplifica la gestión de viajes y minimiza las ineficiencias derivadas de la gestión de múltiples sistemas, a la vez que facilita y alivia el estrés de los empleados.

¿Te preguntas cómo están respondiendo los directores financieros a las tendencias de viajes y gastos? TravelBank analizó cientos de miles de informes de reservas y gastos, detectó tres cambios importantes en las tendencias de viajes y gastos para 2025 y pidió a los directores financieros su opinión .

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