Leçons tirées de la migration de VUMC vers Windows 11

Les avantages de Windows 11 pour les établissements de santé

VUMC a intégré la migration vers Windows 11 à sa feuille de route de transformation numérique. Arnold explique que cette mise à niveau constitue un investissement pour l'avenir de l'organisation.

« VUMC s'efforce véritablement de moderniser et de standardiser autant que possible. Avec Windows 11, nous mettons en place des processus pour aujourd'hui et même pour l'avenir, car à un moment donné, Windows 11 disparaîtra et nous devrons tout recommencer », explique-t-il. « Nous voulons nous assurer que les propriétaires de nos applications y réfléchissent, car ils ne le font généralement pas. Ils ne prennent pas en compte la compatibilité avec le système d'exploitation Microsoft de leur appareil. Cependant, s'ils peuvent intégrer cela dans leurs logiciels et leurs mises à jour, la transition sera plus fluide. »

La mise à niveau a permis à VUMC de rester à la pointe de la technologie matérielle. Windows 11 ayant des exigences matérielles spécifiques , l'organisation dispose désormais de la puissance de traitement nécessaire pour prendre en charge les futures versions d'applications, comme une mise à jour majeure d'Epic.

VUMC s'oriente également vers une gestion standardisée des applications afin que les différents services ne commandent pas les mêmes logiciels à des moments différents. Grâce à la mise en place de nouveaux processus, Arnold est plus susceptible de bénéficier de tarifs réduits en fonction du volume, entre autres avantages.

EN SAVOIR PLUS : Évitez les risques cachés et passez à Windows 11 dès maintenant.

« Je peux également suivre et gérer les vulnérabilités d'applications spécifiques afin de m'assurer qu'elles reçoivent les mises à jour nécessaires. Car bien souvent, une organisation paie pour une application qu'elle utilisera pendant 20 ans sans passer à la version suivante », explique-t-il. « Cependant, en centralisant la gestion de ces applications, nous pouvons en assurer la gestion et la sécurité. »

Alors que le VUMC atteint la stabilité suite à la mise à niveau et explore davantage les nouvelles fonctionnalités offertes par Windows 11, le Dr Yaa Kumah-Crystal, directrice clinique des technologies de l'information en santé, professeure agrégée d'informatique biomédicale et endocrinologue pédiatrique au VUMC, s'attend à ce que l'organisation commence à explorer les possibilités offertes par Microsoft Copilot . Le système de santé a déjà commencé cette exploration auprès de petites cohortes afin de déterminer les cas d'utilisation à étendre.

« La stratégie globale consistera à identifier rapidement les outils dont nous pouvons tirer parti, mais aussi à déterminer le moment opportun pour les déployer à grande échelle », explique-t-elle. « Microsoft fait beaucoup de choses intéressantes, mais nos tests nous montrent qu'il est encore très tôt et que le chemin vers une solution que nous souhaitons impérativement déployer pour tous est encore long. Cependant, je pense que c'est une solution que nous souhaitons absolument exploiter, et poser les bases en mettant en place les systèmes et l'architecture les plus récents nous permettra d'y parvenir à terme. »

Comment VUMC a abordé le processus de migration vers Windows 11

À partir d'avril 2022, tout nouvel appareil mis en service chez VUMC était livré par le fabricant avec Windows 11 déjà installé. En septembre 2024, l'organisation a lancé une campagne automatisée de mise à jour de 92 % de ses appareils et postes de travail administratifs vers le nouveau système d'exploitation. Les appareils restants sont soit des exceptions (3 %), soit ne répondent pas aux exigences de processeur, d'espace disque ou autres de Microsoft pour être éligibles à Windows 11 (5 %). Arnold explique que l'organisation commencera à remplacer les appareils de cette dernière catégorie en juillet.

À la fin de l’année dernière, 99 % des quelque 10 000 postes de travail cliniques de l’organisation avaient été mis à niveau vers Windows 11, et tous les appareils devraient être équipés du nouveau système d’exploitation dans les prochains mois.

« Nous espérons qu'en octobre, lorsque le support standard de Windows 10 ne sera plus disponible , nous aurons le moins d'appareils possible pour lesquels nous devrons acheter le support étendu de Windows 10 », explique Arnold. « Nous savons qu'un certain nombre d'appareils seront encore sous Windows 10, mais nous devons réduire ce nombre afin de minimiser les coûts. »

Les appareils exclus du projet de migration hébergent une application qui n'est pas encore certifiée Windows 11. Ces appareils seront également mis à niveau une fois l'application certifiée ou mise à niveau vers une version certifiée. Arnold indique qu'environ 1 200 appareils chez VUMC relèvent actuellement de cette catégorie d'exception.

Arnold explique que l'équipe informatique centrale de l'organisation, l'équipe de cybersécurité de l'entreprise et l'équipe informatique de santé ont toutes travaillé ensemble pour identifier les applications qui ne sont pas certifiées pour Windows 11 .

« Nous avons mené un travail intensif auprès de tous les groupes d'applications afin de vérifier et de collecter ces données, puis de nous assurer de ne pas imposer de mise à niveau », ajoute-t-il. « Nous avons déployé beaucoup d'efforts, notamment pour nos postes de travail cliniques. De par leur configuration, tous les postes de travail cliniques, à l'exception du 1 % qui dispose d'une application dédiée, sont conçus et gérés de la même manière. Un travail considérable a donc été consacré aux tests, au déploiement et à la gestion de ces appareils. »

Les trois équipes suivent les applications non certifiées en vérifiant auprès des propriétaires d'applications et des utilisateurs finaux le calendrier de mise à jour actuel de l'application.

« À l'approche de l'échéance d'octobre , nous validerons un plan visant à confier tous ces appareils à notre équipe de cybersécurité, à titre exceptionnel, pour qu'ils restent sous Windows 10, afin qu'ils puissent être officiellement suivis par notre équipe de cybersécurité et notre équipe informatique », ajoute-t-il. « Surtout maintenant, compte tenu des coûts et des heures de travail, moins je peux y consacrer d'argent, plus je peux le dépenser ailleurs. »

Kumah-Crystal ajoute que les équipes ont veillé à ce que même les ordinateurs portables professionnels que les médecins peuvent emporter chez eux bénéficient des mises à jour Windows en temps opportun. VUMC peut également imposer la mise à jour des mots de passe sur ces appareils.

« Heureusement, comme Microsoft est une plateforme d’entreprise, ils ont pensé à des choses comme celle-ci pour nous permettre de rester à jour », dit-elle.

DÉCOUVREZ : Un guide pratique pour migrer vers Windows 11.

Points à retenir pour les autres systèmes de santé concernant la migration vers Windows 11

Arnold affirme que VUMC ne sera probablement pas l'un des premiers à adopter Windows 12 lors de sa sortie, mais il pense qu'il est important que les propriétaires d'applications de l'organisation prennent en compte cette éventualité lors des discussions avec les fournisseurs plutôt que d'attendre de commencer à planifier après la sortie d'un nouveau système d'exploitation.

Dans le cadre de sa transformation numérique, l'organisation s'efforce de maintenir ses appareils opérationnels à un taux de fonctionnement optimal. Outre les correctifs réguliers, l'association de Microsoft Intune à Windows 11 permet à l'équipe informatique de surveiller les appareils avec de nouveaux processus et outils par rapport aux appareils Windows 10. L'organisation peut ainsi identifier rapidement les problèmes et éviter les temps d'arrêt.

VUMC dispose également d’un plan de sécurité pour les appareils qui resteront sous Windows 10.

« Nous pouvons utiliser des machines Windows 10 pendant des années, mais uniquement parce qu'il est préférable de ne pas remplacer un appareil d'IRM coûteux simplement parce qu'il nécessite Windows 10. Cependant, nous avons mis en place des protocoles de sécurité pour garantir que, si c'est le cas, nous les installons sur un réseau sécurisé, sans accès extérieur, afin de réduire leur vulnérabilité. Nous verrouillons ces types de réseaux et, encore une fois, c'est pourquoi nous faisons appel à notre équipe de cybersécurité pour nous conseiller sur chaque exception et chaque appareil », explique Arnold.

Arnold suggère que d’autres organisations de soins de santé souhaitant lancer un projet de migration vers Windows 11 mettent en place une coordination étroite entre le service informatique et les utilisateurs finaux.

« Assurez-vous qu'au lieu que les services informatiques et de cybersécurité interviennent et disent : « Eh bien, voici ce que nous faisons », ils devraient avoir ces conversations et expliquer le pourquoi aux propriétaires d'applications cliniques et standard », dit-il.

Kumah-Crystal souligne l'importance pour le service informatique de collaborer avec une personne directement en contact avec les utilisateurs finaux afin de leur communiquer les modifications ou d'expliquer la situation des applications non prises en charge. Cela implique de mettre en place un système performant permettant d'identifier les propriétaires des applications et de surveiller les applications et les appareils. Ainsi, les équipes informatiques peuvent s'assurer que les applications fonctionnent toujours après la migration, communiquer que les applications ne seront pas laissées sans support et surveiller les mises à jour afin de savoir, à l'avenir, quand des licences supplémentaires seront nécessaires.

Elle explique que l'équipe informatique de santé de VUMC, composée d'analystes, de développeurs et d'ingénieurs, travaille avec des personnes occupant des postes de directeur clinique, de directeur adjoint de l'information médicale et de CMIO pour faciliter la communication avec les utilisateurs finaux.

« Pour des projets comme la migration, ils recevront des retours sur les stratégies de communication et la manière dont nous allons diffuser l'information », explique-t-elle. « Ils nous permettront de tester les choses en amont ou d'examiner les interfaces en amont pour identifier d'éventuels changements significatifs susceptibles d'être remarqués par les patients lors de leurs interventions cliniques. Nous pourrions avoir besoin de communiquer sur ces changements. Nous avons constaté que c'était une méthode efficace pour prendre de l'avance. »

Kumah-Crystal souligne que l'un des changements les plus notables entre Windows 10 et 11 réside dans l'apparence et l'emplacement de la fenêtre de recherche dans la barre des tâches. L'organisation a veillé à conserver la barre de recherche au même emplacement pour ses postes de travail cliniques, mais prévoit d'utiliser la nouvelle version pour ses espaces de travail d'infrastructure de bureau virtuel où Epic est exécuté. VUMC a communiqué ce changement afin que le personnel ne soit pas surpris par cette mise à jour.

« La bonne nouvelle, c'est que pour Windows 11, la mise à niveau s'est globalement déroulée sans incident. La meilleure mise à niveau, c'est quand on n'en entend rien parler », dit-elle.

SUIVANT : Comment Windows 11 améliore-t-il la productivité du secteur de la santé ?