Come preparare il libro paga della tua azienda alla riforma del lavoro?

Con l'entrata in vigore della Legge 2466 del 2025, che riforma strutturalmente il Codice sostanziale del lavoro, le aziende in Colombia si trovano ad affrontare un nuovo panorama giuridico che richiede adeguamenti immediati ai loro processi di gestione del lavoro, in particolare per quanto riguarda la liquidazione delle buste paga, tenendo conto dei nuovi adeguamenti salariali e contrattuali che si applicheranno ai dipendenti.

Sebbene alcune modifiche saranno implementate gradualmente, diverse disposizioni sono già in vigore e il mancato rispetto di esse potrebbe comportare sanzioni, sforamenti di costo o insuccessi operativi. Pertanto, una preparazione tempestiva, piuttosto che un obbligo, è una strategia preventiva fondamentale per mitigare i rischi finanziari e legali.

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Nuove regole che impattano sulla busta paga

Secondo gli esperti di Alegra, studio specializzato in materia contabile e amministrativa, le modifiche apportate a questa legge, note come riforma del lavoro, stabiliscono come regola generale i contratti a tempo indeterminato, limitando l'utilizzo di contratti temporanei come quelli a tempo determinato o a progetto. Ciò richiede un'attenta revisione delle attuali modalità contrattuali in ciascuna organizzazione.

Inoltre, il lavoro notturno è in fase di ridefinizione. A partire dal 25 dicembre 2025, inizierà alle 19:00 (in precedenza, alle 21:00). Questa modifica avrà un impatto immediato sul calcolo dei supplementi notturni, con ripercussioni dirette sulla retribuzione di molti turni di lavoro.

Per quanto riguarda il lavoro domenicale e festivo, la riforma stabilisce un aumento graduale della maggiorazione, che raggiungerà l'80% a partire dal 1° luglio 2025; nel 2026 salirà al 90% e a partire dal 2027 raggiungerà il 100%, il che rappresenta una modifica sostanziale rispetto all'attuale 75%.

"Inoltre, si stanno ampliando i congedi retribuiti, si stanno rendendo obbligatori registri dettagliati delle ore lavorate e si sta formalizzando il rapporto di lavoro con i lavoratori delle piattaforme digitali, i quali ora devono essere coperti dal sistema di sicurezza sociale", hanno sottolineato.

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Andrés Torres, direttore dell'innovazione fiscale e della digitalizzazione di Alegra.com, ha sostenuto che, d'altro canto, il contratto di apprendistato viene ridefinito, imponendo il pagamento di prestazioni sociali e contributi previdenziali, il che aumenta i costi del lavoro per chi assume apprendisti.

"Resta in vigore anche la riduzione dell'orario settimanale di lavoro a 42 ore, prevista dalla legge 2101 del 2021, che entrerà pienamente in vigore a partire dal 15 luglio 2026", ha affermato.

Raccomandazioni pratiche

Di fronte a questo nuovo quadro normativo, gli esperti di Alegra raccomandano alle aziende di adottare cinque azioni chiave per allineare i propri sistemi di gestione delle retribuzioni alla legge:

1. Verifica il tuo attuale sistema di gestione paghe: verifica se le procedure, i modelli e gli strumenti utilizzati integrano le nuove regole. Se sono gestiti manualmente o con sistemi obsoleti, sarà necessario valutare la transizione a soluzioni più flessibili.

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2. Simulazione del costo del lavoro: prima di implementare le modifiche, l'esecuzione di simulazioni consente di anticipare l'impatto finanziario e di adeguare i budget. Questo è particolarmente utile nei settori con elevato turnover o turni notturni.

3. Formazione del team dei talenti umani: il personale addetto alle assunzioni e alla gestione delle paghe deve essere a conoscenza delle modifiche legali per evitare errori negli accordi, nei contributi o nella formalizzazione di nuovi rapporti di lavoro.

4. Implementazione di registri di lavoro dettagliati: l'obbligo di tenere registri rigorosi delle ore lavorate richiede miglioramenti nei meccanismi di timbratura, controllo delle presenze e convalida del tempo, soprattutto nelle modalità di lavoro flessibili o da remoto.

5. Pianificazione dei cambiamenti graduali : alcuni standard entreranno in vigore a dicembre di quest'anno, mentre altri non lo faranno prima del 2026 o del 2027. Stabilire un programma di implementazione interno eviterà l'improvvisazione e consentirà di comunicare gli adeguamenti a tutti i livelli dell'organizzazione.

Informazioni rilevanti: Si prevede che i datori di lavoro assumeranno meno personale nel resto del 2025 a causa delle preoccupazioni relative alla riforma del lavoro.

"Oltre alla conformità, questa riforma rappresenta un'opportunità per le aziende di modernizzare, digitalizzare i processi e rafforzare la gestione dei talenti. Il nostro obiettivo è supportare le PMI e i commercialisti in questa transizione, offrendo loro soluzioni basate sull'intelligenza artificiale, aggiornate e al 100% sul cloud", ha commentato Andrés Torres.

L'esperto ha concluso affermando che essere preparati ora non solo garantirà il rispetto della legge, ma consentirà anche di procedere verso un modello di lavoro più ordinato ed equo, in linea con le nuove esigenze del mondo del lavoro colombiano.

DANIEL HERNÁNDEZ NARANJO Giornalista di portfolio