Op Ed: Alisa De Gaspe Beaubien sul perché la gestione delle riunioni è ancora in ritardo nei viaggi

Alisa de Gaspe Beaubien, co-fondatrice e CEO di Groupize, interviene su cosa sarà necessario per far progredire la gestione delle riunioni e sui vantaggi che questa strategia offre.

In molte organizzazioni, i viaggi d'affari sono diventati una disciplina ben gestita e supportata dalla tecnologia. Le policy sono codificate. L'integrazione con strumenti di prenotazione, sistemi di gestione delle spese e piattaforme di gestione del duty of care è solida. La spesa è visibile e ampiamente controllata. Eppure, nelle stesse organizzazioni, meeting ed eventi – che spesso comportano allocazioni di budget simili o addirittura maggiori – rimangono notevolmente frammentati.

Questa incoerenza tra la gestione dei viaggi e quella delle riunioni è uno dei punti ciechi più persistenti nella gestione della spesa aziendale. Nonostante la crescente urgenza di affrontare il problema, le riunioni sono ancora troppo spesso reattive, decentralizzate e non documentate.

Le riunioni non gestite comportano rischi significativi, non solo per i budget, ma anche per la reputazione del marchio, gli obblighi di diligenza e la conformità normativa. Spesso, i segnali d'allarme emergono solo quando qualcosa va storto: una scelta di sede non conforme alle normative, un errore di conformità o risparmi mancati a causa di scarsa visibilità.

Purtroppo, questi scenari non sono casi anomali; sono sintomi di una carenza strutturale nel modo in cui le aziende affrontano le riunioni.

La pressione sta aumentando. Secondo un sondaggio American Express Global Business Travel del 2024, oltre la metà dei 519 professionisti del settore meeting prevedeva un aumento dei costi per partecipante per eventi incentive e speciali quest'anno. Quasi altrettanti si aspettavano lo stesso per altri tipi di meeting interni ed esterni. Si prevede che quasi la metà di questi si svolgerà in hotel, e molti si svolgeranno in più città, uno scenario che aggiunge complessità e costi.

Nonostante questa crescente posta in gioco, secondo l'indagine GBT, circa il 50% della spesa relativa alle riunioni non viene ancora gestita. Ciò significa assenza di supervisione centralizzata, nessuna applicazione coerente delle policy e dati limitati per orientare il processo decisionale. È un paradosso: le aziende stanno raddoppiando l'impegno nel coinvolgimento diretto in un momento in cui i costi e i rischi di farlo senza una struttura sono più alti che mai.

Gran parte della sfida risiede nella responsabilità. Le riunioni spesso coinvolgono più reparti, tra cui marketing, risorse umane, vendite, acquisti e viaggi. Senza un unico responsabile, i processi tendono a trasformarsi in compartimenti stagni e fogli di calcolo.

Anche la tecnologia è stata un fattore limitante, fino a poco tempo fa. Mentre la gestione dei viaggi ha beneficiato di piattaforme di prenotazione e gestione note spese appositamente progettate, il settore delle riunioni è rimasto indietro. Molti si affidano a flussi di lavoro ad hoc, approvazioni manuali e strumenti eterogenei.

Ci sono segnali che questa situazione stia iniziando a cambiare. Gli strumenti di gestione dei meeting appositamente progettati stanno guadagnando terreno, offrendo funzionalità end-to-end che spaziano dalla ricerca delle sedi, all'applicazione delle policy, alla gestione del budget, alle comunicazioni con i partecipanti e alla reportistica post-evento.

Non si tratta di sostituire l'elemento umano nella pianificazione. Si tratta di automatizzare le attività ripetitive, integrare i controlli nei flussi di lavoro e fornire agli stakeholder la visibilità necessaria per prendere decisioni più intelligenti.

Le organizzazioni che adottano questo approccio più disciplinato segnalano vantaggi quali:

• Visibilità consolidata sulle attività e sulle spese delle riunioni, comprese quelle più piccole e interne
• Approvazioni semplificate che riducono le prenotazioni non autorizzate
• Obbligo di diligenza integrato, estensione delle tutele di viaggio ai partecipanti alle riunioni
• Un allineamento più stretto con i fornitori, che porta a tariffe e condizioni migliori
• Reportistica fruibile, a supporto sia della conformità che della pianificazione strategica

L'intelligenza artificiale sta accelerando questo cambiamento. Gli strumenti basati sull'intelligenza artificiale stanno già aiutando i team a generare automaticamente le agende, personalizzare le comunicazioni con i partecipanti e segnalare potenziali rischi di conformità. Non si tratta solo di automazione; è potenziamento, che offre ai planner maggiore capacità di concentrarsi sulla strategia.

Per chi ha appena iniziato il percorso verso le riunioni gestite, la trasformazione non deve essere travolgente. Anzi, i programmi più efficaci spesso iniziano con piccoli cambiamenti intenzionali.

• Per prima cosa, registra tutte le riunioni, indipendentemente dalle dimensioni, in un sistema centralizzato.
• Crea flussi di lavoro semplici per approvazioni, sourcing e budgeting.
• Allinea i dati delle riunioni con i sistemi di viaggio e gestione delle spese esistenti.
• Stabilire una reportistica di base che possa evolversi nel tempo.

Le organizzazioni che unificano riunioni e viaggi in un quadro condiviso spesso riscontrano migliori negoziazioni con i fornitori, una maggiore conformità alle policy e un'esperienza più fluida per i partecipanti. È importante sottolineare che i manager aumentano la credibilità a livello dirigenziale, dimostrando che le riunioni non sono un centro di costo caotico, ma una leva strategica.

Se gestite bene, le riunioni rappresentano più di una semplice voce di spesa. Influiscono sulle prenotazioni di voli, hotel e trasporti via terra. Hanno un impatto sulle relazioni con i clienti, sul morale dei dipendenti e sulla cultura aziendale.

Se non gestite, rappresentano una delle più grandi aree inutilizzate per il contenimento dei costi, l'attenuazione dei rischi e l'ottimizzazione dell'esperienza.

Mentre le aziende continuano a destreggiarsi tra lavoro ibrido, crescita globale e quadri normativi più rigidi, le riunioni non possono rimanere un aspetto marginale. Ora esistono strumenti, dati e framework per disciplinare questo ambito, senza soffocare flessibilità o creatività.

Le organizzazioni che accoglieranno questo cambiamento non si limiteranno a gestire le riunioni, ma le progetteranno con attenzione, le governeranno con precisione e ne misureranno l'impatto con chiarezza.

Non si tratta solo di buona gestione dei programmi. È un modo intelligente di fare business.

Questo articolo di opinione è stato creato in collaborazione con il comitato editoriale dei travel manager di The Company Dime.