Waarom ik als baas op elke feedback van een werknemer reageer

Een onderschatte leiderschapstool: Pulse Surveys. Jason Modemann bespreekt hoe feedback van medewerkers niet in het systeem blijft hangen, maar juist echte verandering teweegbrengt.

Jason Modemann is oprichter en directeur van socialmediabureau Mawave Marketing. Op 27-jarige leeftijd geeft hij leiding aan 150 medewerkers. Tot Mawaves klanten behoren onder meer Red Bull, Nike en Lidl.

Luisteren is een van de belangrijkste taken van een leider. Het klinkt triviaal, maar dat is het niet. Hoe groter een bedrijf wordt, hoe moeilijker het is om alle stemmen binnen het team echt te horen. Vooral eerlijke, kritische, stille stemmen verdwijnen snel in de dagelijkse gang van zaken. Maar juist daar ligt vaak een groot potentieel voor groei en verandering.

Onze oplossing hiervoor: de Pulse Survey. Elke twee weken stellen we onze medewerkers via een tool zes vragen over de categorieën 'enablement', 'engagement', 'professionele groei', 'mentale gezondheid', 'werkdruk' en 'teamspirit'. Ze beoordelen de vragen op een schaal van één tot tien en er is ook een mogelijkheid om te reageren. De enquête is uiteraard anoniem, dus medewerkers kunnen volledig eerlijk antwoorden. Persoonlijk zie ik alleen van welke teams de respons afkomstig is.

In totaal hebben we een pool van 30 vragen die regelmatig wisselen. Eén vraag staat echter altijd centraal: "Hoe waarschijnlijk is het dat u Mawave zou aanbevelen als werkplek?" Hiermee willen we een continu beeld schetsen van de stemming, zowel kwantitatief als kwalitatief.

Om het geheel echt betekenisvol te maken, hebben we echter een hoge participatiegraad nodig. Onze maatstaf is minstens 70 procent. Alles daaronder zou het beeld vertekenen. Het is daarom niet voldoende om de resultaten alleen zelf te evalueren. We koppelen ze actief terug aan het team en laten zien welke lessen we ervan hebben geleerd of welke acties er naar aanleiding van de resultaten zijn ondernomen. Feedbackgevers willen immers resultaten zien. Anders neemt de bereidheid tot participatie snel af.

We ontvangen 30 tot 40 reacties per cyclus, dus tot wel 80 per maand. En ik lees ze allemaal persoonlijk en reageer er bijna allemaal op. Natuurlijk kost het tijd. Maar naar mijn mening is het de moeite waard om drie redenen:

Het team ziet dat hun opmerkingen daadwerkelijk worden gelezen en serieus worden genomen, wat vertrouwen schept. En ik wil begrijpen wat de crew motiveert en waar we kunnen verbeteren.

Uitspraken als ‘Mijn werkdruk is te hoog’ weerspiegelen vaak dieperliggende problemen, zoals inefficiënte processen, een gebrek aan structuur of een gebrek aan prioriteiten.

Ik stel vragen vaak direct in de reacties. Dit leidt tot echte gesprekken – soms zelfs verspreid over meerdere enquêterondes. En ik nodig medewerkers vaak uit voor een één-op-één-sessie achteraf, als ze dat willen. Zo leidt anonieme feedback tot echte verandering.

Voor mij is één ding duidelijk: feedback is alleen waardevol als het niet in het systeem blijft hangen. Wie vraagt, moet ook luisteren. Wie luistert, moet ook reageren. En daar ligt voor mij juist een belangrijke verantwoordelijkheid als leider.