Interview met Kelly Simons van Odeko

Voor veel eigenaren van kleine bedrijven betekent het managen van groei vaak het jongleren met te veel systemen – van spreadsheets tot boekhoudtools en leveranciersportals – die elk in hun eigen silo functioneren. Dat is precies de uitdaging die Odeko wilde oplossen. Oorspronkelijk opgericht in New York, begon het bedrijf als een disruptieve speler in de supply chain van cafés en koffiebars. Het bood zelfstandige ondernemers een manier om hun leveranciersrelaties en bestelprocessen te consolideren in één eenvoudig platform. In plaats van "met vijf, zes, acht leveranciers per dag te moeten praten", zoals Kelly Simons, Director of Enterprise Systems bij Odeko, het verwoordde, konden kleine koffiebars zich concentreren op wat het belangrijkst was: hun bedrijf runnen en hun klanten bedienen.

Tijdens ons gesprek vertelde Simons hoe Odeko's digital-first aanpak zich heeft ontwikkeld in lijn met de snelle groei. Naarmate het bedrijf uitbreidde van lokale levering naar een volledige omnichannel-operatie – inclusief service, e-commerce en SaaS-lijnen (Software-as-a-Service) – werd de behoefte aan een uniform systeem voor gegevensregistratie duidelijk. Daar kwam NetSuite om de hoek kijken. Simons legde uit hoe het bedrijf de overstap maakte van eenvoudige boekhoudsoftware naar een volledig ERP-platform dat acquisities, financiële consolidatie en automatisering binnen teams ondersteunt. Voor kleine ondernemers die voor vergelijkbare schaaluitdagingen staan, laat Odeko's reis zien hoe de juiste systeembasis complexiteit kan omzetten in kansen – zonder operationele efficiëntie of klantervaring uit het oog te verliezen.

Hier is het volledige transcript van het interview:

Leland McFarland Dus, Kelly, voor lezers die er misschien niet bekend mee zijn, kun je ons eerst wat vertellen over Odeko? Wat doe je en wat voor soort klanten bedien je?

Kelly Simons Zeker. Nou, allereerst wil ik mezelf officieel aan u voorstellen, zodat u weet waar ik in de organisatie pas. Mijn naam is Kelly Simons, ik ben directeur Enterprise Systems bij Odeko. Dus alles waar de naam Odeko niet op staat, zoals ons bestelportaal of een e-commercesite, is mijn verantwoordelijkheid. Ik ben de feitelijke eigenaar. Dus Odeko begon oorspronkelijk als een disruptieve speler in de supply chain. Om zich vooral te richten op kleine familiebedrijven, koffiebars, onafhankelijke ketens, cafés, dat soort dingen. We hebben een portaal ontwikkeld dat zelf is ontwikkeld en op maat is gemaakt, zodat ze naadloos bestellingen kunnen plaatsen. Wat er in de wereld gebeurt, is dat als je een onafhankelijk bedrijf bent, je met vijf, zes, acht leveranciers per dag moet praten, toch? Dat is niet efficiënt. Je wilt je concentreren op het runnen van je bedrijf. Eh, en je krijgt ook niet altijd de beste prijs, omdat je een krat havermelk koopt in plaats van dat wij het mogen kopen, waardoor je een grotere korting krijgt.

Het doel was dus om te consolideren en een one-stop-shop te creëren voor de eigenaren van deze bedrijven, waar ze bestellingen kunnen plaatsen en kunnen profiteren van meer bulk-inkoopkracht, toch? En dat was de oorspronkelijke oorsprong van ons bedrijf. Oorspronkelijk begonnen in New York en dat is nog steeds wat we onze thuisbasis noemen. En we hebben een kantoor, een moederschip noem ik het, in New York, omdat het gewoon een klein afleverpunt is. Ons bedrijf is digitaal georiënteerd en we zijn op bedrijfsniveau de eerste op afstand. En zo communiceren we dus met onze klanten.

Leland McFarland Perfect. Eh, wat gebeurde er in je bedrijf of tech-stack waardoor je besloot dat het tijd was om NetSuite te implementeren?

Kelly Simons Dus, dateert van vóór mijn tijd daar, maar, eh, onderzoek, vragen stellen, dat soort dingen. Eh, op een gegeven moment in ons bedrijf, eh, hanteerden ze het typische kleine basisbedrijfsmodel voor boekhoudsoftware. Eh, ik weet zeker dat we allemaal weten welke van die twee dat zou kunnen zijn, want dat is heel gebruikelijk. Eh, en eh, er was een kantelpunt waarop ze zich realiseerden dat ze iets krachtigers nodig hadden om de basis voor groei te leggen. En dat was een van de dingen waar ze naar op zoek waren: een systeem dat redelijk geprijsd was, aansloot bij de behoeften van de markt en kon meegroeien met de groei van het bedrijf. Eh, dat was een van de belangrijkste aandachtspunten. Nu was er ooit sprake van het bouwen van hun eigen ERP. Blijkbaar hoorde ik dat er mensen waren die naar mensen keken alsof ze gek waren geworden, want NetSuite heeft 27 jaar besteed aan het ontwikkelen van een ERP en het groeit nog steeds elke dag. Eh, dus dat was een soort van de drijfveer erachter. Een platform creëren waarmee ze alles konden consolideren en één taal konden spreken: inventaris, bestellingen, boekhouding, financiën, de typische dingen die je zou doen.

Leland McFarland Oké. Eh, wanneer ben je begonnen met je NetSuite-avontuur en wat waren de belangrijkste doelen die je hoopte te bereiken? En ik weet nu dat je, eh, meer van Odeko bent, niet eh...

Kelly Simons Ja, ja. Dus, eh, wanneer je in een snelgroeiend startupbedrijf zit, komen er mensen binnen en als je bijvoorbeeld een overname doet, spreken ze niet dezelfde taal, hebben ze niet dezelfde informatie, zijn de systemen anders. Eh, dus een systeem hebben dat de bron van waarheid is, waarmee je dingen heen en weer kunt pompen. Eh, de doelen waren om te kunnen verenigen, een gemeenschappelijk punt te hebben om informatie te verkrijgen, en de financiën te consolideren, zodat onze aandeelhouders tevreden waren. We konden zeggen: "Hé, kijk, hier is de informatie." Toch? Dat zijn een paar van de belangrijkste dingen die we hebben gedaan.

Leland McFarland Geweldig. Kun je ons uitleggen hoe je NetSuite in elkaar zit? Welke modellen en tools zijn het meest cruciaal voor je dagelijkse werkzaamheden?

Kelly Simons Zeker. We zijn dus een OneWorld-instantie voor NetSuite. Eh, we hadden meerdere dochterondernemingen. We hebben er onlangs een aantal opgeheven, gewoon omdat we een beetje gereorganiseerd zijn. Eh, het is dus erg waardevol voor ons om dat te kunnen gebruiken als we andere dochterondernemingen nodig hebben en als we een ander nieuw product lanceren, wat we onlangs hebben gelanceerd. Soms willen we het misschien als een aparte business unit onderbrengen, zodat we het, God verhoede, makkelijk kunnen weggooien, toch? Eh, we gebruiken dagelijks voorraadbeheer, operationele tools voor bestellingen en afhandeling en alle normale dingen om bestellingen door te geven en bij onze klanten af ​​te leveren. Eh, er komt veel financiële tracking bij kijken. Eh, het kunnen gebruiken van de traditionele modellen, vaste activa, wat allemaal in een spreadsheet werd gedaan, die nu intern in het systeem staat. Eh, het stelt ons gewoon in staat om wat flexibeler te zijn, sneller te kunnen schakelen en dingen sneller te zien. We hebben de uitbreidbaarheid van het systeem ook benut door met partners te werken. Dus Celigo, Brex, dat soort dingen voor alles waarvoor we iets geavanceerder moesten zijn dan sommige standaardmodellen, toch? Dus dat is wat we dagelijks doen. Het is nu onze levensader.

Leland McFarland Nu zit je helemaal vast aan NetSuite, toch?

Kelly Simons: Nou, ik ben altijd al nauw verbonden geweest met NetSuite. Dat zal ik blijven doen tot mijn pensioen over 10 jaar. Dus...

Leland McFarland Hoe heeft NetSuite de manier waarop uw financiële of operationele teams dagelijks werken veranderd?

Kelly Simons Dus voorheen, als we een bedrijf hadden gekocht of iets dergelijks deden, moesten we naar drie of vier systemen gaan, data ophalen, proberen de data te matchen, proberen de data uit te lijnen om ervoor te zorgen dat het werkte, toch? Eh, tegenwoordig, als we een bedrijf overnemen met behulp van ons repetitieve draaiboek, eh, dan bewerken we de data, zetten ze in het systeem zodat alles overeenkomt. Ze gaan naar ons grootboek, ze gaan naar onze structuur voor klanten, dat soort dingen. En dus zijn mensen tegenwoordig wendbaarder, efficiënter en kunnen ze dingen sneller verwerken. Een goed weetje hier is dat we Celigo gebruiken om al onze e-commerce-activiteiten naar NetSuite te brengen, al onze bestellingen. Dat was een jaar geleden een handmatig proces, het kostte twee mensen 90 uur per week om alleen al handmatige e-commerce-bestellingen te verwerken. En nu is het bedrijf met ongeveer 40% jaar op jaar gegroeid met hetzelfde aantal mensen, omdat we geautomatiseerd hebben. Dus al die efficiëntiewinsten die we behalen doordat we snel financiële gegevens en statistieken kunnen opvragen, zijn enorm belangrijk voor ons bedrijf.

Leland McFarland: Perfect. Hoe heb je NetSuite aangepast of uitgebreid om te voldoen aan de unieke behoeften van een bedrijf als het jouwe?

Kelly Simons Dus we hebben intern een engineeringteam en zij richten zich voornamelijk op onze portal en onze front-endprocessen, toch? En op een aantal integraties, zoals microservices in NetSuite. Maar we hebben ook workflows om stukjes data toe te voegen. We hebben wat aangepaste scripts. We hebben een workflow gebouwd die ervoor zorgt dat facturen twee keer per dag worden afgedrukt. Toch? De facturen worden twee keer per dag aangemaakt. Dus iemand hoeft die niet handmatig te controleren. We hebben aangepaste velden, regels, formulieren en records gebruikt, noem maar op, we hebben het gedaan. We zijn niet te ver gegaan en gek geworden, toch? Maar we gebruiken dat wel. En natuurlijk, zoals gezegd, hebben we de uitbreidbaarheid van het partnernetwerk benut om ons te helpen als we verder moeten kijken. Toch?

Leland McFarland Weet je hoe de implementatie oorspronkelijk verliep?

Kelly Simons: Dus voor zover ik weet, verliep de eerste implementatie vrij goed. Eh, nogmaals, je hebt meestal te maken met mensen die NetSuite nog nooit eerder hebben gebruikt, dus nemen ze beslissingen die misschien, weet je, over vijf jaar waarschijnlijk moeten worden herzien en verfijnd. Eh, ik denk niet dat het echt slecht ging, maar het was natuurlijk een heel skeletachtige implementatie. Het was dus een heel klein segment. Ik gebruik de analogie, het was als de ijsberg. Ze kregen de top, maar eronder zat alles wat nog niet werd gebruikt. En dus, eh, ik denk niet dat er veel hobbels waren. Ik denk wel dat er wat duidelijkheid nodig was over wat NetSuite kon doen. En eh, ze deden dit ook, houd er rekening mee dat ze dit deden rond de tijd dat een groot deel van de pandemie eraan kwam en, weet je, de wereld was anders. We weten allemaal dat de wereld in die periode anders was, toch? Dus...

Leland McFarland: Ja. Het was dus een meer geleidelijke integratie?

Kelly Simons: Ja, dus ze deden het eerste deel, wat meer financiële zaken en een deel van het ordermanagement en dat soort processen omvatte. Maar naarmate de tijd verstreek, en vooral nu ik erbij ben, hebben we – ik zeg niet dat ik perfect ben of alles kan, maar we hebben het steeds meer naar het midden verplaatst en zijn we steeds meer lagen van het product gaan gebruiken.

Leland McFarland: Perfect. Goed. NetSuite heeft dit jaar grote stappen gezet met AI. Eh, is Odeko begonnen met het gebruiken van NetSuite's AI-gestuurde tools of automatisering?

Kelly Simons : Sommige zijn echt nieuw, net van de pers. Degene die ik nu het meest gebruik en waar ik dol op ben, staat in het kennisbeheer van NetSuite. Er zijn duizenden en nog eens duizenden artikelen en how-to's, toch? En vroeger moest je intypen wat je wilde, dan kreeg je een lijst met 200 artikelen, je moest erop klikken en dan kwam je in een rabbit hole terecht waar je op een ander artikel klikte dat op een ander artikel stond, dat op een ander artikel stond, toch? Eh, de nieuwe taal die ze gebruiken, waarbij ik menselijk kan spreken en een prompt kan typen en het me de belangrijkste dingen laat zien die het zouden kunnen zijn, en zegt: hier is één, twee, drie, vier, dit is je beste optie, heeft voor mij een revolutie teweeggebracht, omdat het me nu seconden kost om een ​​antwoord te vinden wat normaal gesproken uren zou duren. Eh, en ik vind het geweldig dat een van hen laatst zei: "Het spijt me, dat kun je niet vanuit NetSuite doen." Hij zei gewoon dat het niet kon. Ik dacht: "Oké, dat is goed om te weten." Dat is fijn om te weten, weet je, ik heb liever dat je me vertelt dat ik het niet kan. Eh, ik denk het, weet je, en ik ben enthousiast over sommige dingen die eraan komen. Eh, ik ben ook een beetje nerveus over NetSuite Next en hoeveel meer. Eh, maar we beginnen langzaam maar zeker een aantal van die principes in NetSuite over te nemen.

Leland McFarland. Nu had je het over NetSuite Next. Is dat nou waar je het meest naar uitkijkt van alle AI-ontwikkelingen die eraan komen, of is er een andere AI-tool waar je...

Kelly Simons Nou nee, dus ik kijk echt uit naar NetSuite Next. Maar nogmaals, voorzichtig optimistisch. Want in mijn gedachten zie ik iets positiefs, maar ik weet ook dat als je te snel gaat met sommige gebruikers, ze verlamd raken in de adoptiecurve. En nu zie ik een prompt voor een controller en die zal het prima doen, maar een magazijnmedewerker zal misschien wat meer moeite hebben met een prompt, toch? Nu weten we allemaal in de AI-wereld dat de wereld zal veranderen en dat een BA misschien geen echte BA is zoals we nu gewend zijn, of een ontwikkelaar misschien zelfs geen echte ontwikkelaar. Ze gebruiken misschien een AI-tool om hun werk te doen en dan is het hun verantwoordelijkheid om het werk te controleren, toch? Eh, dus ik denk dat ik daar het meest enthousiast over ben. Ik ben benieuwd wat er gaat gebeuren. Een van de dingen waarvan ik weet dat het eraan komt en waarvan ik denk dat het geweldig gaat worden, is het kunnen vertellen wat ik wil in een workflow. Ik kan typen wat ik wil en het geeft me in principe wat er gedaan moet worden, of het geeft opdracht het zelf te doen. Iets anders waar ik erg enthousiast over ben en wat ik hier net heb geleerd, is het autonome afsluitproces. Klopt dat? We hebben onze afsluiting behoorlijk strak gekregen. We zitten nu op zo'n drie tot vijf dagen. Toen ik begon, was het bijna 30 dagen voor een maandelijkse afsluiting, wat ik waanzinnig vond. Maar het autonome afsluitproces, dat in feite alles achter je regelt, de dingen op de site zet die je moet beoordelen en waarop je 'ja' klikt. Het is gewoon, ik ben onder de indruk. Begrijp je wat ik bedoel? Het wordt geweldig, het gaat een enorme game-changer worden voor ons bedrijf.

Leland McFarland: Nu, je had het over adoptie en het feit dat gebruikers het adopteren. We hebben allemaal wel eens de oudere mensen gezien, weet je, niet per se oud, de mensen die dol zijn op de oude systemen achterin, die alles met pen en papier doen en een telraam gebruiken. Hoe spreek je dat soort gebruikers aan?

Kelly Simons : Allereerst is er iets wat ik echt moeilijk vind om te doen. Veel mensen die ik ken, die bijvoorbeeld in magazijnen werken, vergelijken AI met banenverlies. Dus het eerste wat je moet doen, is dat verhaal herzien: het is geen banenverlies, maar een directe verandering. Je baan evolueert, toch? Dat is dus altijd weer iets nieuws. Ik denk dat verandermanagement een van de moeilijkste dingen is om te doen. En er zijn mensen die ik ken, van wie ik soms even met ze aan de slag moet en dan denk ik: oké, laten we dit eens doornemen. Oké, vertel me nu eens wat je niet begrijpt, toch? Dus het is een beetje hand in hand gaan met ze, wat ik niet erg vind. Ik heb liever dat ze vragen stellen en dat we er tijd aan besteden dan dat ze aannames doen en dat iets hen gewoon verlamt, toch? Ehm, er is de theorie van de adoptiecurve, waar ik, ik weet niet of je bekend mee bent. Het is net als een 80, het is een 20-60-20. Er zijn mensen die bijvoorbeeld de iPhone kochten. Ze stonden in de rij toen de eerste iPhone uitkwam. Dan is er de middengroep die wacht tot de eerste telefoon uitkomt en hem dan koopt. En dan is er de groep die je een touw om hun voeten moet wikkelen en ze achter je aan moet slepen om ze zover te krijgen dat ze dat ding kopen. Zo is het ook met dit. Er zullen mensen zijn die gewoon niet zo goed in AI zullen overstappen, en dat komt door angst. En dan is de vraag: hoe spreek je ze aan waar ze zijn? Hoe ontmoet je ze waar ze zijn? Want mijn moeder zou goed zijn in AI, want dat is gewoon zij. Mijn stiefvader, nee. Hij zal helemaal de weg kwijt zijn. Dus dat is hetzelfde met de mensen waar we mee werken.

Leland McFarland Oké. Laatste vraag. Ja. Eh, wat is de toekomst voor Odeko en hoe zie je de samenwerking met NetSuite zich de komende jaren ontwikkelen?

Kelly Simons Dus, we zijn nu een omnichannel bedrijf. We hebben een servicelijn, we hebben een business unit, een e-commercelijn, we hebben een vaste lokale bezorglijn, we hebben net een nieuw project gelanceerd, een SaaS-softwareproduct dat we uitrollen. Die gaan gewoon door, alleen maar om het tempo te versnellen. Dit jaar hebben we vijf bedrijven gekocht. We hebben, ja, dat is er. In 2026 ligt onze focus op organische verandering met mogelijk nog wat andere overnames. Nu weet ik het niet zeker. Het is altijd een van die dingen die uiteindelijk op de lange termijn van belang zijn. We gaan doorgroeien. Dat is het doel. Om een ​​groter bedrijf te worden, steeds meer, steeds meer marktaandeel, dat soort dingen. Met het uiteindelijke doel op een bepaald moment vóór de beursgang. En hoe onze samenwerking met NetSuite gewoon mijn platform is dat mijn basis zal blijven om me te helpen dat mogelijk te maken. Eh, zelfs als ze soms naar me toe komen en zeggen: "Hé, ik wil blablabla doen," en ik dan zoiets heb van: "NetSuite kan dat." "Maar ik wil nog steeds met iemand anders praten." "Oké, prima." Maar ergens diep van binnen blijft NetSuite dé partij die dat kan. Snap je wat ik bedoel? Maar soms moet je dat doen. Eh, NetSuite blijft onze partner. Het zal er nog wel even blijven. Eh, ik zie ons er de komende vijf jaar niet van afstappen.

Terwijl Odeko zijn opwaartse trend voortzet – na alleen al dit jaar vijf bedrijven te hebben overgenomen – blijft de samenwerking met NetSuite centraal staan ​​in de langetermijnvisie. "NetSuite blijft onze partner. Het zal nog wel even zo blijven. Ik zie ons er de komende vijf jaar niet van afstappen", aldus Simons. Met plannen om organisch uit te breiden en tegelijkertijd een mogelijke toekomst vóór de beursgang in het oog te houden, gebruikt het bedrijf zijn ERP-basis niet alleen voor de boekhouding, maar ook als groeimotor.

Simons beschreef hoe automatisering en AI de dagelijkse workflows veranderen, van financiële afsluitingen tot orderverwerking. Taken die ooit "twee mensen 90 uur per week kostten", worden nu in een fractie van de tijd afgehandeld dankzij geïntegreerde tools zoals Celigo. Ze is ook optimistisch – maar voorzichtig – over de volgende golf van AI-innovaties van NetSuite, zoals autonome afsluitprocessen en workflows met natuurlijke taal. "Ik ben enthousiast om te zien wat er gaat gebeuren", zei ze. "Het wordt een enorme game-changer voor ons bedrijf."

Voor eigenaren van kleine bedrijven die AI zien transformeren in bedrijfssoftware, biedt Odeko's ervaring een praktische routekaart: begin met het bouwen van een solide digitale kern, omarm automatisering zorgvuldig en leid je team door verandering met geduld en visie. Groei draait niet langer om het opschalen van chaos – het gaat om slimmer opschalen.