Decennia-oude problemen teisteren het federale contractsysteem, zegt waakhond

Terwijl de liberale regering probeert de federale aanbestedingswereld op orde te krijgen, zegt de toezichthouder op aanbestedingen dat het huidige systeem dringend behoefte heeft aan "fundamentele verandering" en roept op tot de oprichting van een centrale instantie die toezicht moet houden op alle overheidsaankopen.

"Dezelfde problemen worden jaar na jaar geconstateerd en de meeste beslaan decennia", aldus een rapport van de Ombudsman van het Bureau voor Aanbestedingen, Alexander Jeglic.

Het rapport, dat dinsdagochtend werd gepubliceerd, belicht een aantal mogelijke oplossingen om een ​​aanbestedingssysteem op te schonen dat volgens het rapport al lang kampt met problemen. De "meest cruciale verandering" is volgens het rapport de aanstelling van een Chief Procurement Officer (CPO).

"Dit is echt een bijzonder moment", zei Jeglic dinsdag in Ottawa. "Ons kantoor heeft keer op keer gehoord dat het systeem te complex is.

"Dit komt niet vanuit een uniek perspectief; dit komt vanuit alle perspectieven binnen de inkoopomgeving", voegde hij eraan toe. "Het is nu tijd om die substantiële veranderingen door te voeren."

Het CPO zou een centrale instantie worden die toezicht houdt op overheidsaankopen, contractprocessen vereenvoudigt en de kloof in verantwoording tussen de verschillende betrokken departementen dicht, aldus het rapport.

"Het huidige aanbestedingssysteem wordt gekenmerkt door silo's van verantwoordelijkheid en verantwoording die elkaar soms overlappen of opvallende hiaten laten ontstaan. Wanneer de verantwoordelijkheden en verantwoordingen in een aanbestedingssysteem niet uitzonderlijk duidelijk zijn, wordt het erg moeilijk om de problemen die het systeem teisteren aan te pakken", aldus het rapport.

Ook andere rechtsgebieden, waaronder het Verenigd Koninkrijk, hebben zo'n centraal orgaan, zo wordt opgemerkt.

Volgens Jeglic zijn deze en andere veranderingen nodig omdat Canadese verkopers aangeven dat het voor hen makkelijker is om hun goederen in het buitenland te verkopen dan aan de federale overheid in hun eigen land.

"We kunnen pleisteroplossingen niet langer volhouden. We moeten het fundamentele probleem aanpakken: ons systeem is te complex en werkt niet voor alle deelnemers", zei hij.

Nog 4 manieren om het systeem te verbeteren

In het rapport van Jeglic werd ook opgeroepen tot het opzetten van een 'leveranciersprestatiemanagementsysteem': een manier om de geschiedenis van overheidscontracten van een bedrijf bij te houden.

Hij wil ook dat de federale overheid één set federale aanbestedingsregels ontwikkelt die universeel van toepassing zijn op alle overheidsdepartementen.

In zijn rapport pleit hij ook voor een intensievere inzet van kunstmatige intelligentie om het aanbestedings- en inkoopproces bij de overheid te stroomlijnen door repetitieve administratieve taken over te nemen.

De vijfde aanbeveling van Jeglic is dat de federale overheid een manier moet ontwikkelen waarmee alle overheidsdiensten informatie en resultaten over het aanbestedingsproces kunnen delen, zodat alle diensten toegang hebben tot dezelfde informatie.

Federale aanbestedingen en contractering liggen onder een vergrootglas als gevolg van de COVID-19-pandemie.

Vorig jaar meldde accountant-generaal Karen Hogan dat de overmatige afhankelijkheid van aannemers een belangrijke factor was die bijdroeg aan het oplopende prijskaartje van $ 59,5 miljoen voor de controversiële ArriveCan-app. In dat rapport stond ook dat er verschillende omissies waren in de financiële administratie voor het project tijdens de pandemie, waardoor het bijna onmogelijk was om de uiteindelijke kosten te bepalen.

Naar aanleiding van dat rapport hebben de federale autoriteiten diverse gevallen van vermoedelijke fraude door aannemers doorverwezen naar de RCMP en hebben zij een civiele rechtszaak aangespannen tegen een aantal aannemers en één IT-onderaannemer .

Hogan voerde vervolgens een audit uit van overheidscontracten die waren gegund aan GC Strategies, de hoofdaannemer van het ArriveCan-project. Dat rapport, dat vorige maand werd gepubliceerd, bracht verschillende "tekortkomingen aan het licht in de manier waarop ambtenaren de federale aanbestedingsregels toepasten".

Vlak voor de publicatie van de audit van vorige maand verbood de overheid GC Strategies voor zeven jaar om mee te dingen naar federale contracten.

Het rapport van dinsdag komt op het moment dat premier Mark Carney heeft beloofd de defensie-inkoop te verhogen om de NAVO-uitgavendoelstellingen te halen. Carney heeft beloofd dat Canada tegen maart twee procent van zijn bbp aan defensie zal besteden.

Om die reden kondigde Defensieminister David McGuinty maandag 850 miljoen dollar aan infrastructuurverbeteringen aan voor CFB Trenton.

Het rapport van Jeglic merkt op dat defensie-uitgaven momenteel door verschillende departementen worden gefinancierd en stelt dat de overheid zou moeten overwegen een apart CPO voor defensie op te richten. Als alternatief zou de overheid alle militaire inkoopactiviteiten kunnen overdragen aan één departement, namelijk het Ministerie van Nationale Defensie of Public Services and Procurement Canada.