Hoe bereidt u de loonadministratie van uw bedrijf voor op de hervorming van de arbeidsmarkt?

Met de inwerkingtreding van Wet 2466 van 2025, die de materiële arbeidswet structureel hervormt, worden bedrijven in Colombia geconfronteerd met een nieuw juridisch landschap dat onmiddellijke aanpassingen vereist in hun arbeidsbeheerprocessen, met name in de salarisadministratie. Hierbij wordt rekening gehouden met de nieuwe salaris- en contractuele aanpassingen die van toepassing zijn op werknemers.

Hoewel sommige wijzigingen geleidelijk zullen worden doorgevoerd, zijn verschillende bepalingen al van kracht en kan het niet naleven ervan leiden tot boetes, kostenoverschrijdingen of operationele mislukkingen. Tijdige voorbereiding, en niet een verplichting, is daarom een belangrijke preventieve strategie om financiële en juridische risico's te beperken.

Zie ook: Hoe u uw Bre-B-systeemsleutel registreert om direct geld over te maken

Nieuwe regels met impact op de salarisadministratie

Volgens experts van Alegra, een bureau gespecialiseerd in boekhoudkundige en administratieve zaken, stellen de wijzigingen in deze wet, bekend als de arbeidswet, contracten voor onbepaalde tijd als algemene regel in en beperken ze het gebruik van tijdelijke contracten, zoals contracten voor bepaalde tijd of contracten op projectbasis. Dit vereist een zorgvuldige herziening van de huidige contractmodaliteiten in elke organisatie.

Daarnaast wordt nachtarbeid opnieuw gedefinieerd. Vanaf 25 december 2025 begint het om 19.00 uur (voorheen was dit 21.00 uur). Deze wijziging heeft direct gevolgen voor de berekening van de nachttoeslagen, wat direct gevolgen heeft voor de verloning van veel diensten.

Voor werk op zondag en feestdagen voorziet de hervorming in een gefaseerde verhoging van de toeslag. Vanaf 1 juli 2025 bedraagt deze 80%, in 2026 stijgt deze naar 90% en vanaf 2027 naar 100%. Dit is een aanzienlijke verandering ten opzichte van de huidige 75%.

"Bovendien wordt betaald verlof uitgebreid, worden gedetailleerde registraties van gewerkte uren vereist en wordt de arbeidsrelatie met medewerkers van digitale platforms geformaliseerd. Zij moeten nu onder het socialezekerheidsstelsel vallen", benadrukten ze.

Lees ook: Amerikaanse visa zouden in Colombia met een miljoen pesos duurder kunnen worden.

Andrés Torres, directeur Belastinginnovatie en Digitalisering bij Alegra.com, stelde dat het leerlingcontract daarentegen opnieuw wordt gedefinieerd en dat er sociale uitkeringen en socialezekerheidsbijdragen moeten worden betaald, wat de arbeidskosten voor degenen die leerlingen inhuren, verhoogt.

"De verkorting van de werkweek naar 42 uur, zoals vastgelegd in Wet 2101 van 2021, blijft eveneens van kracht en treedt volledig in werking op 15 juli 2026", aldus hij.

Praktische aanbevelingen

Gezien dit nieuwe regelgevingskader adviseren de experts van Alegra dat bedrijven vijf belangrijke maatregelen nemen om hun salarisadministratie af te stemmen op de wet:

1. Controleer uw huidige salarisadministratiesysteem: controleer of de gebruikte procedures, sjablonen en tools de nieuwe regels integreren. Als ze handmatig of met verouderde systemen worden beheerd, moet een overstap naar flexibelere oplossingen worden overwogen.

Misschien bent u ook geïnteresseerd in: Postobón staat niet te koop, maar overweegt nieuwe samenwerkingen.

2. Simulatie van arbeidskosten: Voordat u wijzigingen doorvoert, kunt u met simulaties de financiële impact voorspellen en budgetten aanpassen. Dit is vooral handig in sectoren met een hoog personeelsverloop of nachtdiensten.

3. Training van het team van menselijke talenten: Personeel dat verantwoordelijk is voor werving en salarisadministratie moet op de hoogte zijn van wettelijke wijzigingen om fouten bij verrekeningen, bijdragen of het formaliseren van nieuwe arbeidsrelaties te voorkomen.

4. Invoering van gedetailleerde werkregistratie: De verplichting om nauwgezette registraties van gewerkte uren bij te houden vereist verbeteringen in de klokregistratie, aanwezigheidscontrole en tijdvalidatiemechanismen, met name in flexibele of op afstand werkende regelingen.

5. Gefaseerde planning van de verandering : Sommige normen treden in december van dit jaar in werking, terwijl andere pas in 2026 of 2027 van kracht worden. Door een intern implementatieschema op te stellen, voorkomt u improvisatie en kunt u aanpassingen op alle niveaus in de organisatie communiceren.

Relevante informatie: Verwacht wordt dat werkgevers in de rest van 2025 minder mensen zullen aannemen vanwege zorgen over de hervorming van de arbeidsmarkt.

Naast compliance biedt deze hervorming bedrijven de kans om te moderniseren, hun processen te digitaliseren en hun personeelsmanagement te versterken. Ons doel is om mkb'ers en accountants te ondersteunen bij deze transitie door hen AI-gestuurde, up-to-date en 100% cloudgebaseerde oplossingen te bieden", aldus Andrés Torres.

Deze deskundige concludeerde dat als we ons nu voorbereiden, we niet alleen aan de wet voldoen, maar dat we ook kunnen toewerken naar een ordelijker en eerlijker werkmodel dat is afgestemd op de nieuwe eisen van de Colombiaanse arbeidsmarkt.

DANIEL HERNÁNDEZ NARANJO Portfoliojournalist