Konferencja podróżnicza btTB 2025: spostrzeżenia i trendy

Dla tych z nas, którzy mają za sobą kilka lat doświadczenia, wspomnienia z ery korporacyjnych spotkań i eventów z lat 90. są niewątpliwie wyryte w pamięci. Wkraczaliśmy do hotelowych sal balowych, mierząc się z morzem eleganckich garniturów i lakierów do włosów, wymienialiśmy się wizytówkami, słuchaliśmy prelegentów i delektowaliśmy się dekadenckim menu kiełbasek koktajlowych i mini quiche.

Nie było rejestracji online, kodów QR, ankiet na żywo i, co najważniejsze, transmisji na żywo. Najlepszymi przyjaciółmi organizatora wydarzeń były notesy, flipcharty, markery i zakreślacze.

Z okazji 30-lecia Corporate Travel Management (CTM) zastanawiamy się nad minionymi trzema dekadami spotkań i wydarzeń korporacyjnych. Chociaż niektóre rodzaje wydarzeń, takie jak konferencje, premiery produktów i promocje sprzedażowe, stale gościły w kalendarzu wydarzeń korporacyjnych, metody, które stosujemy do planowania, realizacji i angażowania się w te spotkania, zmieniły się nie do poznania.

Aby ułatwić sobie poruszanie się w tej podróży w czasie, porozmawialiśmy z kilkoma ekspertami z branży eventowej w CTM Meetings & Events (CTM M&E): Tami Reier – wiceprezes ds. starszych i dyrektor generalny na Amerykę Północną; Marlą Everett – dyrektor ds. rozwiązań konsultingowych na Amerykę Północną; Tracey Edwards – globalną dyrektor strategiczną i dyrektor generalną na Australię i Nową Zelandię; Mike’iem Leesonem – dyrektorem generalnym na Europę oraz Teri Awwad, dyrektor wykonawczą ds. operacji eventowych, którzy byli naocznymi świadkami tych przemian.

W świecie nieustannie zmieniających się trendów i technologii niezwykłe jest to, że główne powody organizowania wydarzeń biznesowych pozostają praktycznie niezmienne od 30 lat. Są to: łączenie ludzi, pielęgnowanie relacji, gromadzenie wiedzy i budowanie poczucia wspólnoty.

„Wiele głównych branż i typów wydarzeń, które widzimy dzisiaj, jest takich samych jak 30 lat temu” – zauważa Reier. „To proces i treść uległy ewolucji”.

„30 lat temu ludzie uczestniczyli w wydarzeniach głównie po to, by zdobyć wiedzę i nawiązać kontakty – jeszcze 20 lat temu nie było dostępu do internetu ani łatwo dostępnych informacji, więc wydarzenia służyły głównie jako platforma do nauki” – dodaje Edwards.

Everett zauważa: „Tworzenie niezapomnianych doświadczeń zawsze odgrywało kluczową rolę w zatrzymywaniu pracowników, wzmacnianiu kultury firmy i budowaniu wpływowych relacji, a nigdy nie było to ważniejsze niż w dzisiejszym rozproszonym geograficznie środowisku pracy i globalnej gospodarce”.

Globalna pandemia uwypukliła wewnętrzną potrzebę kontaktów międzyludzkich, a sytuacja po pandemii uwypukla zarówno cele emocjonalne, jak i biznesowe leżące u podstaw wydarzeń korporacyjnych. „Myślę, że po pandemii firmy odzyskały świadomość bezcennej wartości więzi emocjonalnej, bycia razem, ale teraz istnieje większa równowaga między realizacją celów korporacyjnych a tworzeniem niezapomnianych wrażeń dla uczestników” – mówi Everett.

Reier wspomina czasy, gdy technologia ledwo drapała powierzchnię branży spotkań i eventów. „30 lat temu nie było technologii rejestracji na wydarzenia, tylko telefon i faks. Koncepcja rejestracji online dopiero się rodziła, a organizatorzy wydarzeń korzystali z Excela lub Worda, aby tworzyć długie listy danych rejestracyjnych.

Gdy organizatorzy wydarzeń mieli już sporządzoną listę uczestników, nadszedł czas na uruchomienie arkusza kalkulacyjnego w Excelu i przekazanie go konsultantowi ds. podróży. W świecie pozbawionym automatyzacji i technologii cyfrowej, konsultant ds. podróży ręcznie rezerwowałby przeloty i zakwaterowanie dla każdego uczestnika, wystawiał papierowe bilety lotnicze i wysyłał je pocztą tradycyjną do każdego uczestnika wraz z zestawem materiałów papierowych, biletami, planem podróży, programem wydarzenia, odpowiedziami na często zadawane pytania i innymi. Wszystko było już wydrukowane; społeczna odpowiedzialność biznesu (CSR) nie znalazła się jeszcze w programie wydarzenia.

„Stworzyliśmy nawet kartki z napisem „zostaw w domu”, które uczestnicy mogli umieścić na lodówkach. Zawierały one informacje o hotelach, w których się zatrzymali, oraz numery telefonów, gdyby ktoś z rodziny potrzebował skontaktować się z uczestnikiem podczas jego nieobecności. Wtedy nie było telefonów komórkowych” – mówi Reier.

Edwards dodaje: „Nie istniały bezpieczne bramki płatności, więc aby klienci mogli dokonać płatności, musieliśmy do nich zadzwonić na numer stacjonarny, zapisać ich dane, a następnie ręcznie przetworzyć płatność”.

Komunikacja na wydarzeniach była odległa od dzisiejszych, bezproblemowych i wygodnych rozwiązań. W erze poprzedzającej telefony komórkowe, organizatorzy wydarzeń korzystali z krótkofalówek lub radiotelefonów, co zwiększało złożoność konfiguracji technicznej i protokołów komunikacyjnych.

Everett zauważa: „Trzeba było przybyć na miejsce bardzo wcześnie, aby upewnić się, że wszyscy otrzymali odpowiednie krótkofalówki i przełączyli się na właściwy kanał”. Następnie wprowadzono firmowe telefony komórkowe, przydzielane pracownikom wyłącznie do celów organizacji wydarzeń. Reier wspomina: „Wtedy nikt nie miał własnego telefonu komórkowego, więc dostęp do firmowego telefonu z klapką był całkiem fajny”. Prowadzono rejestr, w którym wymieniano wszystkie powiązane numery telefonów komórkowych i przypisane do nich osoby zarządzające wydarzeniami. Jednak telefony te nie umożliwiały połączeń międzynarodowych, więc stacjonarne numery hotelowe pozostały podstawą komunikacji międzynarodowej podczas wydarzeń.

Samo stanowisko rejestracji na wydarzenie wymagało rozbudowanego sprzętu IT: telefonu stacjonarnego, drukarki i kserokopiarki, wszystko podłączone do komputera.

Edwards, Reier i Everett zgodnie przyznają, że technologia i automatyzacja wpłynęły na transformację doświadczeń związanych z wydarzeniami biznesowymi. Od procesów rejestracji po komunikację przychodzącą i wychodzącą, technologia sprawiła, że cały proces planowania wydarzenia stał się płynny i efektywny. Czas, który wcześniej poświęcano na procesy manualne, podatne na niedokładności i zmiany w ostatniej chwili, został znacznie skrócony.

Wraz z nadejściem XXI wieku cele spotkań i wydarzeń zaczęły ewoluować.

Postęp technologiczny zrewolucjonizował sposób planowania i komunikacji, a platformy cyfrowe umożliwiły zarządzanie umowami, prowadzenie list obecności, menu, rezerwację lotów i sal, tworzenie spersonalizowanych harmonogramów wydarzeń i wiele więcej. „Możliwość szybkiego wprowadzania zmian w harmonogramach, przeprowadzania ankiet, sondaży i gier w wydarzeniach to prawdziwy przełom” – mówi Edwards.

Na początku XXI wieku laptopy wkroczyły do świata planowania wydarzeń. „Naprawdę myśleliśmy, że odniesiemy sukces” – wspomina Reier. Wykorzystując swój nowy „komputer mobilny”, laptop dał organizatorom wydarzeń swobodę poruszania się po miejscu, co było znaczącym krokiem w stronę swobody i efektywności, jaką oferują dzisiejsze urządzenia mobilne z dostępem do internetu i aplikacje eventowe.

Przejście z ery papierowych i manualnych procesów do cyfrowej ery laptopów i telefonów komórkowych umożliwiło efektywniejsze zarządzanie wydarzeniami, usprawnienie komunikacji i szybszą adaptację do zmieniających się okoliczności. „Nie musimy już nosić ze sobą ton papierkowej roboty. Potrzebujemy tylko telefonu komórkowego, aby wprowadzić zmiany i wysłać spersonalizowaną, ukierunkowaną komunikację do uczestników wydarzenia, których one dotyczą” – mówi Edwards.

Reier podkreśla ewolucję od planowania wydarzeń w oparciu o oczekiwania właścicieli lub kadry kierowniczej firm, w kierunku podejścia bardziej skoncentrowanego na uczestnikach. „Teraz koncentrujemy się na doświadczeniach uczestników” – stwierdza. „Uznając, że uczestnicy są w centrum sukcesu wydarzenia, takie podejście gwarantuje, że uczą się, czują się doceniani i ostatecznie generują zwrot z inwestycji dla firmy”.

Everett zagłębia się w zmiany w doświadczeniach związanych z wydarzeniami korporacyjnymi. „Wellness to nowy „golf”. W przeszłości organizatorzy wydarzeń często szukali zakwaterowania z polami golfowymi na miejscu. Teraz jednak nacisk przesunął się na wspieranie holistycznego dobrostanu. Uczestnicy chcą teraz uczestniczyć w porannej sesji jogi, medytacji na plaży lub w bardziej kameralnych pokojach spotkań, z dala od zgiełku sal balowych i formalnych miejsc konferencyjnych”.

Stacje z wodą do ponownego napełniania, treści prelegentów na temat zdrowia i zajęcia team building wspierające lokalne społeczności stały się nieodłącznym elementem współczesnych wydarzeń biznesowych, odzwierciedlając zwiększone zaangażowanie w zrównoważony rozwój i CSR. Uczestnicy zwracają teraz szczególną uwagę na jakość produktów i usług, z którymi się spotykają, oraz na wpływ aktywności, w których biorą udział.

Reier zdaje sobie sprawę, że zrównoważony rozwój przybiera różne formy w przypadku różnych firm i osób: od wyeliminowania jednorazowych butelek na wodę, przez przemyślenie upominków reklamowych i prezentów, po wprowadzenie stacji z wodą w celu zmniejszenia śladu węglowego.

Reier wyjaśnia ogromną zmianę w roli Event Managerów. „Kiedyś zajmowaliśmy się logistyką”, zastanawiając się nad bardziej administracyjnym i operacyjnym charakterem tej pracy. „Jednak dzisiejsi Event Managerowie działają na znacznie wyższym poziomie strategicznym. Nie są już tylko organizatorami, ale odpowiadają za obsługę zaawansowanych technologii, negocjacje umów i zapewnienie opieki uczestnikom wydarzeń”, mówi. Wiele obowiązków, które kiedyś wiązały się z wyspecjalizowanymi rolami, obecnie wpisuje się w domenę Event Managerów, wymagając głębszego zrozumienia technologii, zawiłości prawnych i dbania o dobro uczestników.

„Jedną rzeczą, która nie zmieniła się w procesie planowania wydarzeń, jest skupienie się na szczegółach, logistyce oraz szeroko zakrojonej koordynacji i planowaniu za kulisami. Naszym głównym zadaniem jest zadbanie o wszystkie te zawiłe, szybko zmieniające się szczegóły, aby zapewnić uczestnikom niezrównane wrażenia” – mówi Edwards.

Everett zwraca uwagę na bezcenne doświadczenie, jakie wnosi CTM M&E. „Mamy zespół doświadczonych osób” – mówi. „To doświadczenie nie tylko polega na planowaniu udanych wydarzeń, ale także na wyciąganiu wniosków z nieoczekiwanych zdarzeń i rozwijaniu się wraz z branżą. To wiedza, której nie da się nauczyć ani nauczyć z podręcznika”.

Wspomina, jak kiedyś umowy były tak proste, jak zgoda hotelu na zapewnienie pokoi, często zapisywana na odwrocie serwetki. Jednak branża eventowa i turystyczna wymaga dziś dogłębnego zrozumienia formalnych, prawnie wiążących umów i skomplikowanych negocjacji.

Awwad wspomina klienta, który zmagał się z ogromnymi problemami kadrowymi w swoim zespole ds. spotkań i wydarzeń, co stanowiło dla niego ogromne wyzwanie – zorganizować cztery wydarzenia w ciągu jednego miesiąca, a także dużą konferencję obejmującą wiele wydarzeń dodatkowych. „Przejęliśmy stery i opracowaliśmy strukturę do planowania, współpracy i realizacji wszystkich tych wydarzeń. Oprócz planowania, opracowaliśmy nawet standardowe procedury operacyjne dla zarządzania wydarzeniami dla przyszłych procesów i standardów spotkań klienta. Powiedzenie, że byli wdzięczni, to mało powiedziane”.

Awwad opowiada kolejną historię o huraganie, który zbierał się na morzu i miał uderzyć w miejsce, w którym odbywała się doroczna globalna konferencja. Zespół CTM M&E pracował całą dobę, monitorując liczbę uczestników i zarządzając salami. Po burzy przeniesiono dodatkowe przestrzenie, aby uniknąć obszarów zniszczonych przez wodę, a tam, gdzie prelegenci nie mogli dotrzeć, treść programu sesji została dostosowana, aby nadal przekazywać uczestnikom wartościowe informacje.

Edwards wspomina, że organizując australijskie wydarzenie dla 3500 uczestników z 14 krajów, „musieliśmy zamknąć drogi i kontrolować sygnalizację świetlną; to było szaleństwo. Ale widok wszystkich tych ludzi w jednym miejscu i świadomość, że Tobie i Twojemu zespołowi udało się stworzyć to doświadczenie, to wydarzenie, którego nigdy nie zapomnę”.

Od dostarczania helikopterem zaopatrzenia i ludzi na szczyt lodowca po realizację pięciu wydarzeń w miesiącu w krótkim terminie, radzenie sobie z dużymi zmianami w organizacji wydarzeń na miejscu spowodowanymi huraganem oraz organizowanie zamknięć dróg w celu umożliwienia masowych przemieszczania się, zespół CTM M&E zgromadził bogate i wyjątkowe doświadczenie w zarządzaniu wydarzeniami w ciągu ponad 30 lat pracy.

Patrząc na 30 lat doświadczeń CTM w zarządzaniu spotkaniami i wydarzeniami, widzimy, że rynek stale ewoluuje, a przyszłość niesie ze sobą ekscytujące możliwości. Dzięki szybkiemu rozwojowi technologii klienci mogą oczekiwać, że doświadczenia oparte na sztucznej inteligencji staną się integralną częścią ich wydarzeń biznesowych. Oczekuje się, że zrównoważony rozwój i praktyki proekologiczne będą priorytetem w branży, podobnie jak ulepszona personalizacja i analizy danych, które pozwolą tworzyć spersonalizowane doświadczenia dla uczestników.

Zapotrzebowanie na spotkania i wydarzenia stale rośnie. „Nie przewiduję, aby to tempo miało się wkrótce zmniejszyć, ponieważ firmy rozumieją, jak cenne są osobiste kontakty i współpraca” – mówi Reier. Wiele firm redukuje powierzchnię biurową, a coraz więcej osób pracuje zdalnie, co oznacza, że zapotrzebowanie na łączenie pracowników za pośrednictwem wydarzeń będzie nadal duże.

Historia CTM M&E, od skromnych początków australijskiej firmy zajmującej się organizacją eventów do globalnego specjalisty od eventów działającego na czterech kontynentach, odzwierciedla tę transformację, podkreślając elastyczność i odporność niezbędne w ciągle zmieniającym się świecie planowania eventów. Dzięki tej ewolucji przyszłość skrywa ekscytujące perspektywy dla Event Managerów i ich klientów korporacyjnych, którzy nadal kształtują spotkania i doświadczenia związane z eventami, strategicznie postępując.