Fakturowanie elektroniczne: ostatnie zmiany zagrażają firmom

Wraz z wejściem w życie rezolucji 000202 z 2025 r. cyfrowa transformacja kolumbijskiego systemu podatkowego nabrała tempa dzięki wdrożeniu nowej, ujednoliconej bazy danych, która centralizuje informacje o podatnikach i nabywcach. Jednakże dla kraju oznacza to ogromny krok naprzód, na który wiele podmiotów nie jest przygotowanych i istnieje ryzyko, że zostaną w tyle.

W obliczu postępu regulacyjnego wiele firm staje przed nowym dylematem : jak dostosować swoje systemy i zespoły robocze w sytuacji, gdy zasoby, czas i wiedza techniczna nie są równe dla każdego, a czasu jest coraz mniej, a kontrole organów podatkowych wiążą się z wymogami i sankcjami.

Przeczytaj także: Konsultacje Popularne 2.0: Nowe pytania dotyczące zdrowia zawarte w tekście są kwestionowane

Nowe przepisy stanowią, że przy wystawianiu równoważnych dokumentów elektronicznych informacje o nabywcy muszą zostać zweryfikowane online poprzez połączenie między DIAN a autoryzowanymi dostawcami technologii. Stwarza to wymóg, który choć przydatny w usprawnianiu ekosystemu podatkowego, oznacza fundamentalną zmianę w funkcjonowaniu tysięcy organizacji.

Według Sovos Saphety, firmy specjalizującej się w fakturowaniu elektronicznym, największe wyzwania koncentrują się w trzech obszarach, począwszy od kompatybilności systemów, ryzyka związanego z automatyczną walidacją i braku jasnych wytycznych technicznych; Ostrzegając jednocześnie, że wpływ nie jest jednolity i dotyka przede wszystkim małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP).

„Podczas gdy niektóre firmy już działają z solidnymi systemami automatyzacji i platformami ERP, inne, zwłaszcza MŚP, nadal polegają na procesach manualnych, które nie tylko pochłaniają czas, ale również zwiększają margines błędu. W rzeczywistości, pomimo faktu, że ponad 1,3 miliona firm jest już w stanie wystawiać faktury elektroniczne w Kolumbii, luka technologiczna nadal dyktuje tempo transformacji”, mówi niedawny raport na temat tego alertu.

W tym kontekście Oscar Mauricio Moreno, dyrektor generalny F&M Technology – E-Bill, wyjaśnia, że ​​„dostęp do technologii jest kluczowy dla firm, aby mogły odejść od procesów manualnych, które pochłaniają czas i zasoby”. Przyznaje jednak, że wiele małych i średnich przedsiębiorstw nie dysponuje infrastrukturą ani przeszkolonym personelem, aby wdrożyć rozwiązania automatyzacyjne, które pozwoliłyby im w pełni dostosować się do nowych wymogów DIAN.

Być może zainteresuje Cię: Kim był William Vélez Sierra i jaką rolę odegrał w sektorze biznesowym kraju?

Silne naciski

Tego rodzaju zaległości operacyjne wywierają dodatkową presję na zespoły wewnętrzne, zwłaszcza w takich obszarach jak księgowość, skarbowość i fakturowanie. Teraz, oprócz prawidłowego wystawiania dokumentów, muszą oni zadbać o to, aby wszystkie informacje zostały sprawdzone w scentralizowanej, wolnej od błędów bazie danych. Jeśli dane nie będą zgodne z oficjalnymi danymi, system automatycznie je odrzuci.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że w przypadku dużych przedsiębiorstw wyzwanie to jest rozwiązywane przy wsparciu zintegrowanych platform, które umożliwiają automatyczną walidację, księgowanie i uzgadnianie faktur elektronicznych. Jednak dla MŚP sytuacja jest trudniejsza, ponieważ muszą one stawić czoła podwójnemu zadaniu: dostosować technologię i przeszkolić personel w zakresie nowych procedur, nie rezygnując przy tym z codziennej działalności.

Inne wiadomości: Oto dokument konsultacji społecznych 2.0 złożony przez Rząd Narodowy

Karoll Cuadros, kierownik ds. handlu elektronicznego w Sovos Saphety, zgadza się, że sukces będzie zależał od umiejętności interpretowania i realizacji założeń technicznych przez firmy. Twierdzi, że jednym z największych obecnych zagrożeń jest brak jasności w wytycznych DIAN, ponieważ „chociaż rezolucja ustanawia pewne parametry, wiele firm nadal nie ma jasnych wytycznych dotyczących wymaganych pól, formatu i kolejności danych, które muszą raportować”.

Ten ekspert utrzymuje również, że „pomimo trudności , nowy system przedstawia niezaprzeczalne zalety, takie jak redukcja wymaganych danych, ponieważ wymagany jest tylko typ i numer identyfikacyjny kupującego oraz opcjonalny adres e-mail. Upraszcza to proces i wzmacnia ochronę danych osobowych, zgodnie z ustawą 1581 z 2012 r. W dłuższej perspektywie automatyzacja obiecuje zmniejszyć liczbę błędów ludzkich, poprawić dokładność podatkową, obniżyć koszty i usprawnić przepływ środków pieniężnych”.

Jak jednak ostrzegają Cuadros i Moreno, korzyści te zostaną osiągnięte tylko wtedy, gdy firmy przeprowadzą skrupulatną pracę na czterech kluczowych frontach, w tym dokonają przeglądu swojej struktury danych wraz z dostawcą technologii w celu zapewnienia jej zgodności z wymogami DIAN.

„Po drugie, dostosuj wewnętrzne systemy i przeprowadź testy walidacyjne przed formalnym uruchomieniem. Po trzecie, przeszkol zaangażowany personel, aby mógł prawidłowo obsługiwać nowe narzędzia. I po czwarte, wprowadź mechanizmy monitorowania i kontroli, aby korygować błędy, zanim doprowadzą do sankcji” — powiedział Óscar Mauricio Moreno.

Zobacz także: Właściciel Banco Caja Social formalizuje przejęcie 51% Banco W

F&M Technology – E-Bill wskazuje, że partnerzy technologiczni odgrywają kluczową rolę w tej transformacji, ponieważ „nie chodzi tylko o dostosowanie systemów, ale także o przełożenie wymagań technicznych na konkretne działania, które poprawiają konkurencyjność firmy”. Podkreślają, że wiele firm musi inwestować w rozwiązania bazujące na sztucznej inteligencji i automatyzacji, które pozwalają na integrację elektronicznego fakturowania z platformami płatniczymi i systemami ERP, generując większą efektywność.

Oba źródła podkreśliły zatem, że uchwała 000202 nie jest prostą zmianą administracyjną, lecz raczej strukturalną zmianą w sposobie, w jaki kolumbijskie przedsiębiorstwa współdziałają z systemem podatkowym, a dla niektórych będzie okazją do transformacji; Dla innych jest to obciążenie operacyjne, wymagające inwestycji, determinacji i szybkości, pokazujące wyraźnie, że nikt nie może sobie pozwolić na pozostanie w tyle.

„Wpływ wdrożenia e-fakturowania również stwarza znaczące możliwości” – podkreśla Moreno, wyjaśniając, że „dla pomyślnego wdrożenia niezbędne jest, aby firmy, zwłaszcza MŚP, miały dostęp do odpowiednich rozwiązań technologicznych i były przeszkolone w zakresie ich użytkowania”.

W tym wszystkim stawką jest nie tylko zgodność ze standardem, ale także zdolność organizacji do dostosowania się do nowej logiki operacyjnej opartej na technologii, precyzji i walidacji w czasie rzeczywistym. Elektroniczne fakturowanie w Kolumbii weszło w nową fazę, a wraz z nią firmy będą musiały zdecydować , czy traktować zmiany jako przeszkodę, czy jako katalizator wydajności i ewolucji.