NCBR odpowiada na zarzuty w sprawie audytorów

• Startup Human Culture od 16 miesięcy spiera się z NCBR o ocenę projektu.
• W sprawie trwa śledztwo prokuratorskie dotyczące potencjalnych konfliktów interesów związanych z działaniami audytora oceniającego spółkę.
• Dyrektor NCBR podtrzymuje decyzję wydaną przez audytorów. "W podanej lokalizacji [siedzibie firmy - red.] znajduje się najmowana powierzchnia, uniemożliwiająca jednak wprowadzenie na jej teren sprzętu i osób" - pisze.

Prokuratura rejonowa Warszawa Wola prowadzi śledztwo w sprawie przekroczenia uprawnień przez pracowników Narodowego Centrum Badań i Rozwoju. Sprawa dotyczy zlecenia w listopadzie 2023 r. firmie DPC Audit Partner sp. z o.o. kontroli finansowej projektu spółki Human Culture sp. z o.o. Według zawiadomienia, złożonego przez prezesa startupu, działania te mogły narazić spółkę na szkodę. Jak informuje nas rzecznik prokuratury, śledztwo toczy się w sprawie, a nie przeciwko konkretnym osobom.

Problemy startupu pracującego nad sztuczną inteligencją

O co chodzi? Startup otrzymał dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój. Tuż przed zakończeniem projektu zlecona przez NCBR kontrola wykazała, że prace IT nad projektem odbywały się zdalnie, co według audytora miało być niezgodne z zasadami programu - warunkiem niezbędnym dla wnioskowania o dofinansowanie była realizacja projektu w regionie słabiej rozwiniętym. Audytor uznał, że spółka tego warunku nie dotrzymała.

Human Culture twierdzi natomiast, że posiada dowody w postaci umów i faktur, które potwierdzają istnienie i funkcjonowanie biura w Szczecinie, gdzie projekt był realizowany. Argumentuje też, że prace zdalne były koniecznością wynikającą z pandemii COVID-19, co było zgodne z przepisami prawa oraz praktykami obowiązującymi w czasie trwania projektu.

W doniesieniu do prokuratury prezes firmy przekonuje, że audytorzy byli powiązani kapitałowo i osobowo z bezpośrednią konkurencją spółki. Sprawę opisaliśmy szerzej w tekście “Nowe problemy NCBR. Prokuratura wszczęła śledztwo, w tle możliwy konflikt interesów i upadek firmy”.

Po publikacji dyrektor NCBR przesłał nam dodatkowe wyjaśnienia w sprawie. Prof. Jerzy Małachowski uważa, że to audytorzy mieli rację.

Stanowisko NCBR w sprawie spółki Human Culture:

Informujemy, że w ramach projektu POIR.01.01.01-00-2039/20 „Opracowanie i zweryfikowanie w warunkach operacyjnych platformy informatycznej wykorzystującej modele sztucznej inteligencji i psychometrię do automatyzacji wybranych elementów procesów rekrutacyjnych” Dział Kontroli Projektów Narodowego Centrum Badań i Rozwoju przeprowadził jedną kontrolę na miejscu w terminie 6-7 grudnia 2023 r. Kontrola swoim zakresem objęła ocenę realizacji projektu przez HUMAN CULTURE sp. z o.o. zarówno pod kątem merytorycznym, jak i finansowym.

Podkreślamy, że nie jest prawdą, jakoby zastrzeżenia do realizacji projektu dotyczyły wykonywania pracy zdalnej w związku z pandemią – nie na tym polegał główny problem. Zgodnie z Regulaminem konkursu 6/1.1.1/2020 „Szybka ścieżka”, warunkiem niezbędnym dla wnioskowania o dofinansowanie i późniejszego przyznania wsparcia finansowego na realizację projektu była faktyczna realizacja projektu w regionie słabiej rozwiniętym. Zespół kontrolujący ustalił natomiast, że adres w Szczecinie podany przez Beneficjenta we wniosku i Umowie o dofinasowanie jako miejsce realizacji projektu był w rzeczywistości adresem biura wirtualnego na potrzeby rejestrowe i do doręczeń. W trakcie kontroli Beneficjent nie przedstawił żadnej dokumentacji potwierdzającej, że prace w projekcie były wykonywane faktycznie w Szczecinie.

Beneficjent HUMAN CULTURE sp. z o.o. w piśmie z 20 sierpnia 2024 r. skierowanym do Instytucji Zarządzającej POIR wskazywał na wątpliwości dotyczące obiektywizmu oceny Zespołu Kontrolującego, realizującego w terminie 6-7 grudnia 2023 r. kontrolę w projekcie „Opracowanie i zweryfikowanie w warunkach operacyjnych platformy informatycznej wykorzystującej modele sztucznej inteligencji i psychometrię do automatyzacji wybranych elementów procesów rekrutacyjnych”.

W związku z powyższym, Instytucja Pośrednicząca podjęła decyzję o przeprowadzeniu dodatkowych czynności w celu weryfikacji wystąpienia nieprawidłowości zidentyfikowanej przez Zespół Kontrolujący w zakresie miejsca realizacji projektu. Finalna ocena prawidłowej realizacji projektu obejmuje bowiem pełny zakres rzeczowo-finansowy projektu, jak również jego zgodność z pierwotnymi założeniami i zawartą Umową.

Weryfikacja ta została przeprowadzona przez Dział Współpracy z Beneficjentem NCBR na dokumentach przy końcowym wniosku o płatność i kontroli na zakończenie projektu, o której mowa w art. 22 Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, o czym Beneficjent został poinformowany w piśmie z dnia 18 września 2024 r.

Co warte podkreślenia, przeprowadzona w okresie od 18 września do 10 grudnia 2024 r. weryfikacja i kontrola na zakończenie była procesem niezależnym od wspomnianej kontroli przeprowadzonej pod koniec roku 2023 r. Stąd też Beneficjent został ponownie wezwany do przedłożenia pełnej dokumentacji w celu weryfikacji i ostatecznego potwierdzenia miejsca realizacji projektu zgodnego z Umową o dofinasowanie i dokumentacją konkursową (m.in. poprzez przedłożenie umów, protokołów, ewentualnej dokumentacji zdjęciowej).

We wskazanym okresie, tj. od 18 września do 10 grudnia 2024 r., Dział Współpracy z Beneficjentem NCBR prowadził z Human Culture Sp. z o.o. wymianę korespondencji w przedmiotowej sprawie, kilkukrotnie prosząc o przedłożenie pełnej dokumentacji w celu weryfikacji i ostatecznego potwierdzenia miejsca realizacji projektu, zgodnego z Umową o dofinasowanie i dokumentacją konkursową.

W przekazanej przez Human Culture Sp. z o. o. dokumentacji i wyjaśnieniach Beneficjent podnosił, że:

a) Beneficjent wskazał wprost, że projekt został w pełni zrealizowany zdalnie, z wykorzystaniem infrastruktury IT w chmurze w celu kumulacji prac B+R.

b) Zespół realizował zadania projektowe w formule zdalnej.

Umowy zawierane były w okresie pandemii COVID-19, a zatem w czasie gdy przepisy powszechnie obowiązujące umożliwiały stosowanie przez pracodawców stosowania pracy zdalnej na podstawie porozumień z pracownikami. Jednak beneficjent nie przedłożył potwierdzenia w dokumentacji, że w tym przypadku takie porozumienia miały miejsce.

c) Zgodnie z deklaracjami i wyjaśnieniami Beneficjenta, prace B+R tworzące własność intelektualną w projekcie były realizowane za pośrednictwem usług chmurowych, które były zarejestrowane i zarządzane z siedziby w Szczecinie jako miejsca realizacji projektu. Firma wykorzystała możliwości chmury zarejestrowanej w Szczecinie, jako miejsca akumulacji całości badań przemysłowych i prac rozwojowych.

d) Przedstawione kopie sprawozdań z działalności badawczej i rozwojowej za lata 2021, 2022 i 2023, składane przez beneficjenta do Głównego Urzędu Statystycznego, nie zawierały również informacji o miejscowości, w której znajduje się jednostka organizacyjna (gdzie realizowane były prace badawcze w okresach sprawozdawczych).

"Zarządzanie procesem nie jest tożsame z samą jego realizacją"

Informujemy, że zgodnie z dokumentacją konkursową, „miejsce realizacji projektu – to miejsce, w którym wnioskodawca prowadzi największą wartościowo część badań przemysłowych i prac rozwojowych – samodzielnie jako wnioskodawca indywidualny oraz samodzielnie jako konsorcjant, gdy realizuje projekt w ramach konsorcjum. Jeśli nie można określić powyższego – wtedy jest to miejsce, w którym wnioskodawca prowadzi najistotniejszą część badań przemysłowych i prac rozwojowych – samodzielnie jako wnioskodawca indywidualny oraz samodzielnie jako konsorcjant, gdy realizuje projekt w konsorcjum. Jeśli i tego nie można określić – jest to miejsce wdrożenia rezultatów prac B+R (miejsce inwestycji). Jeśli żadnego z powyższych warunków nie można określić – jest to miejsce właściwe dla siedziby wnioskodawcy indywidualnego, a gdy projekt jest realizowany w ramach konsorcjum – dla siedziby każdego konsorcjanta.

Po analizie przedłożonej dokumentacji i wyjaśnień NCBR stwierdził, że z dokumentów źródłowych nie wynika, iż siedziba firmy, tj. Szczecin, ul. Cyfrowa 6, była miejscem realizacji projektu, zgodnym z dokumentacją konkursową.

W podanej lokalizacji znajduje się najmowana powierzchnia, uniemożliwiająca jednak wprowadzenie na jej teren sprzętu i osób, a dostępność salki konferencyjnej (udostępnianej odpłatnie przez Wynajmującego) została przez Beneficjenta wykorzystana wyłącznie dla celów spotkań z Zespołem Kontrolującym w grudniu 2023 r. Nie przedłożono natomiast dokumentów, które potwierdzałyby wykorzystywanie sali w toku realizacji projektu badawczego.

Nie można uznać za spełnienie kryterium miejsca realizacji wykorzystania usług chmurowych Google Cloud i MongoDB, które (zgodnie z deklaracjami Beneficjenta) były zarejestrowane i zarządzane z siedziby w Szczecinie, kumulujących realizację całości prac w ramach badań przemysłowych i prac rozwojowych.

Zarządzanie procesem nie jest tożsame z samą jego realizacją, a ta odbywała się faktycznie w innych lokalizacjach, nie wykazanych we wniosku (z uwagi na zastosowanie formuły pracy zdalnej).

Mając na względzie powyższe, NCBR w piśmie „Ustalenia z kontroli na zakończenie” z dnia 10 grudnia 2024 r. uznało, że miejsce realizacji projektu było niezgodnie z dokumentacją konkursową. Stanowisko NCBR zostało również podtrzymane w piśmie z dnia 20 stycznia 2025 r.

Stanowi to bowiem nieprawidłowości w zakresie miejsca realizacji projektu, niezgodnego z dokumentacją konkursową i Umową: § 3 ust. 1 Umowy „Beneficjent zobowiązuje się do realizacji Projektu, w zakresie określonym w budżecie Projektu, zgodnie z (…) Umową i jej załącznikami…”;

pkt. 6 i 7 Regulaminu Konkursu 6/1.1.1/2020 „W konkursie mogą uzyskać dofinansowanie projekty realizowane na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wyłącznie w regionach słabiej rozwiniętych. Regiony słabiej rozwinięte to wszystkie województwa poza województwem mazowieckim (region lepiej rozwinięty)”.

Zgodnie z § 15 ust. 3 pkt. 2 Umowy o dofinansowanie, „Instytucja Pośrednicząca może wstrzymać dofinansowanie albo rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym, w przypadku, gdy (…) beneficjent zaprzestał realizacji Projektu lub realizuje go w sposób sprzeczny z Umową lub z naruszeniem prawa”.

Zaznaczamy ponadto, że procedury NCBR szczegółowo określają zasady składania imiennych oświadczeń o bezstronności i braku konfliktów interesów przez członków zespołów kontrolujących oraz firmy zewnętrzne. Wybór firm zewnętrznych do kontroli projektów prowadzony jest w ramach postępowań przetargowych.

Firmy wybierane są w przetargach nieograniczonych, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Wybór oferty przeprowadzany jest zawsze w transparentnym procesie przetargowym. W tym przypadku wszystkie wymogi związane z kontrolą zostały dopełnione. Oświadczenia członków zespołu kontrolującego oraz firmy DPC Audit Partner sp. z o.o. znajdują się w dokumentach z kontroli.