Новичок в расчете заработной платы? Вот что вам нужно знать

По мере роста вашего малого бизнеса растет и ваш персонал. И как только у вас появляются сотрудники, вы сталкиваетесь с задачей управления фондом заработной платы. Если вы похожи на большинство владельцев малого бизнеса, скорее всего, фонд заработной платы не является вашей областью знаний. В конце концов, вы, вероятно, больше сосредоточены на продуктах или услугах, которые вы предоставляете, чем на операционных деталях владения бизнесом. Но факт в том, что по мере роста вашего бизнеса растут и ваши юридические и нормативные обязательства.

Для тех, кто мало или совсем не знаком с расчетом заработной платы, этот процесс может показаться сложным. Обеспечение правильного расчета заработной платы, расчет налогов на заработную плату и отслеживание государственных и федеральных правил — все это может быть непосильной задачей. Но управление расчетом заработной платы не обязательно должно быть сложным. С небольшими базовыми знаниями и небольшим планированием можно оптимизировать процесс расчета заработной платы.

Основы расчета заработной платы для владельцев малого бизнеса

Независимо от того, один у вас сотрудник или сто, управление расчетом заработной платы является одной из важнейших обязанностей владельца бизнеса. Но что именно означает «управление расчетом заработной платы»? Да, это подразумевает выписывание чеков для сотрудников. Но это еще не все. Управление расчетом заработной платы также означает правильную классификацию сотрудников, удержание предполагаемых налогов и вычетов, точный расчет заработной платы сотрудников и уплату налогов на заработную плату.

Как классифицировать сотрудников

Работодатели могут столкнуться с серьезными штрафами, если сотрудники классифицированы неправильно. Классификации включают полный рабочий день, неполный рабочий день, освобождение или отсутствие освобождения. Независимые подрядчики не считаются сотрудниками, но их заработки должны быть указаны. Факторы, определяющие классификацию сотрудника, включают количество отработанных часов, конкретные должностные обязанности, продолжительность работы и степень, в которой сотрудник контролирует свою работу, среди прочих факторов.

Удержания и вычеты из заработной платы

Еще одной обязанностью работодателей является удержание средств на подоходный налог и вычет доли взносов на пособия работника. Ниже приводится краткое изложение:

• Налоговые удержания : Для федеральных налогов удержанная сумма определяется налоговым статусом сотрудника, количеством иждивенцев и другими факторами. Большинство штатов также требуют удержаний для подоходного налога штата.

• Вычеты для сотрудников : Вычеты финансируют такие льготы, как премии по страхованию здоровья и жизни, взносы 401(k) и счета медицинских сбережений. Вычеты после уплаты налогов включают взносы Roth IRA, благотворительные взносы, профсоюзные взносы и удержания из заработной платы.

Как начать работу с расчетом заработной платы

Первый шаг в начале работы с расчетом заработной платы — получение идентификационного номера работодателя (EIN). Работодатели также должны зарегистрироваться в своих штатах, некоторые из которых выдают государственные EIN (SEIN) или другие налоговые идентификационные номера штата.

Далее работодатели должны собрать информацию от каждого сотрудника с помощью формы W-4, Employee's Withholding Certificate и формы I-9, которая подтверждает право на работу. Для независимых подрядчиков, зарабатывающих более 600 долларов в год, используется форма W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification. Работодатели также должны получить формы документации по медицинскому страхованию и пенсионному плану, а также банковскую информацию (для прямого перевода).

Расчет заработной платы работника

Оплата труда сотрудников включает в себя не только заработанную заработную плату или оклад. Окончательная сумма может также включать оплату сверхурочных, премии, комиссионные, чаевые, компенсации и неиспользованный оплачиваемый отпуск. Работодатели также должны определить график оплаты труда: еженедельно, раз в две недели, ежемесячно или раз в полгода. В большинстве штатов действуют законы, определяющие частоту оплаты.

Подача налогов на заработную плату

Работодатели обязаны удерживать и подавать налоги на заработную плату. Это включает в себя налоги по Федеральному закону о взносах на страхование (FICA), который финансирует социальное обеспечение и Medicare; Федеральный закон о налоге на безработицу (FICA), который финансирует программы страхования по безработице; и государственные и местные налоги на заработную плату. Кроме того, работодатели обязаны платить государственные налоги на безработицу (SUTA) и страхование компенсаций работникам.

Работодатели должны подать форму 940, ежегодную федеральную налоговую декларацию работодателя по безработице (FUTA) и форму 941, квартальную федеральную налоговую декларацию работодателя. Форма 940 должна быть подана 31 января за предыдущий год, а форма 941 — 30 апреля, 31 июля, 31 октября и 31 января (за четвертый квартал предыдущего года).

Аутсорсинг управления расчетом заработной платы

Многие владельцы малого бизнеса считают задачу обработки платежных ведомостей непосильной. К счастью, есть решения. Программное обеспечение для расчета заработной платы не только выдает чеки, но и автоматически подает налоговые декларации и может помочь обеспечить соответствие бизнеса требованиям. Другой вариант — нанять бухгалтера-профессионала, который возьмет на себя эти обязанности.

Управление расчетом заработной платы для владельцев малого бизнеса

Независимо от размера вашего бизнеса, управление расчетом заработной платы является важной обязанностью. Хотя многие задачи, связанные с расчетом заработной платы, могут показаться сложными для понимания, правильные инструменты и знания могут помочь вам оптимизировать процесс, оставаясь при этом в соответствии с требованиями. Независимо от того, делаете ли вы это самостоятельно, используете программное обеспечение для расчета заработной платы или передаете услуги по расчету заработной платы на аутсорсинг, понимание основ может помочь избежать головной боли в будущем.

CorpNet предлагает услуги по формированию бизнеса, подаче документов, регистрации в государственных налоговых органах и корпоративному соответствию во всех 50 штатах. Экспресс-услуги и круглосуточные услуги срочной подачи документов доступны по запросу. Нажмите здесь, чтобы узнать больше .

Изображение: Канва