Açık Rezervasyonlar ve Yönetilen Seyahat: Kurumsal Seyahat Liderlerinin Bilmesi Gerekenler

Bu sponsorlu içerik bir Skift iş ortağıyla iş birliği yapılarak oluşturulmuştur.

Ekonomik belirsizlik finans piyasalarını sarsıyor ve 2025'in geri kalanı için belirsiz tatil seyahati tahminlerine yol açıyor. Bu arada, kurumsal seyahatlere yönelik görünüm ihtiyatlı bir şekilde iyimserliğini koruyor.

2025 GBTA anketine göre, seyahat alıcılarının %71'i şirketlerinin iş seyahati rezervasyonlarının geçen yıl arttığını söyledi. Ayrıca, neredeyse yarısı (%48) şirketlerinin bu yıl geçen yıla göre daha fazla iş seyahati yapacağını söylerken, şirketlerinin daha az seyahat yapacağına inananların oranı yalnızca %12'ydi.

Daha geniş iş ortamındaki akışkanlık nedeniyle, kurumsal seyahat alıcıları ve finans liderleri, maliyetleri en aza indiren, esnekliği en üst düzeye çıkaran ve iş seyahatlerinin şirket büyümesini sağlamadaki rolünü optimize eden düşünceli ve kasıtlı politikaları benimseme konusunda baskı altındadır.

Bu makale, şirketlerin en iyi fiyatlandırmayı, çalışan desteğini, zamanında giderleştirmeyi ve otomatik raporlamayı sağlamanın en iyi yollarını anlamalarına yardımcı olmak için açık rezervasyonlar ile yönetilen seyahat arasındaki farkları incelemektedir.

Tüm kurumsal seyahat rezervasyon stratejileri eşit yaratılmamıştır. Ve bu iyi bir şeydir. Seyahat rezervasyonu, her boyuttaki işletme için hassas bir denge gerektirir ve departmandan departmana ve hatta seyahatten seyahate farklı görünebilir.

TravelBank'ın baş ürün sorumlusu Dan Skaggs, kurumsal seyahat manzarasındaki baskıların "yeni karmaşıklık katmanları eklediğini" söyledi. "Çalışan beklentileri giderek daha talepkar hale geliyor ve artık daha fazla self servis seçeneği mevcut. Bu nedenle, seyahat ve finans liderlerinin araçlarını, politikalarını ve platformlarını modern, esnek ve günümüzün iş gücü ihtiyaçlarıyla uyumlu hale getirmek için programlarını yeniden gözden geçirmeleri önemlidir."

Özellikle sınırlı kaynaklara sahip küçük ve orta ölçekli işletmeler olmak üzere pek çok kuruluş, çalışanların istedikleri uçuşları ve konaklamaları seçebilmelerine olanak tanıyan açık rezervasyon modelini tercih ediyor.

Çalışanlar bu programları sevme eğilimindedir çünkü "seyahat öncesi onay almaları veya önceden onaylanmış tedarikçiler tarafından sınırlandırılmaları gerekmeyebilir" dedi Skaggs. "Bazı çalışanlar, konfor, kolaylık ve kişisel sadakat programlarına göre konaklama seçebildikleri için açık rezervasyonlardan hoşlanırlar." Ve bazı durumlarda, çalışanlar geleneksel yönetilen programlar aracılığıyla sunulanlardan daha düşük taban ücretleri bulabilirler.

Bazı çalışan tercihlerini karşılayıp ön taraftaki idari yükleri hafifletse de, yönetilmeyen, açık rezervasyon modeli her zaman bir iş açısından en iyi çözüm değildir. Açık rezervasyon daha fazla esneklik sunabilse de, yönetim ve finans ekipleri için çeşitli zorluklar da getirir:

• Rezervasyonlar merkezi bir sistemin dışında gerçekleştiğinde masrafların takibi ve mutabakatının sağlanması daha karmaşık hale gelir; bu durum hem iş seyahatindekiler hem de yöneticiler için hayal kırıklığına yol açabilir.

• Çalışanlar onaylanmamış tedarikçilerle rezervasyon yaptığında, bütçe sınırlarını aştığında veya şirket seyahat yönergelerini görmezden geldiğinde, şirketlerin politika uyumsuzluğu riski artabilir.

• Açık rezervasyon, yönetilen seyahat platformlarının daha büyük hacimli seyahat harcamalarından yararlanarak elde ettiği indirimli fiyatlardan genellikle ödün verilmesine neden olur ve bu da sonuç olarak maliyet tasarrufu fırsatlarının kaçırılmasına yol açar.

• Seyahat planları değiştiğinde veya uçuşlar (kaçınılmaz olarak!) geciktiğinde, çalışanlar sorunları kendi başlarına çözmek zorunda kalıyorlar.

Açık rezervasyon politikalarıyla karşılaştırıldığında, yönetilen seyahat programları çalışanların seyahat deneyimlerini basitleştiren ve geliştiren, maliyetleri azaltan, ölçeği artıran ve daha fazla politika denetimi ve çalışan hizmeti sağlayan bir dizi avantaj sunar.

Yönetilen seyahat platformları, çalışanlar ve yöneticiler için seyahat deneyimini kolaylaştıran daha akıllı rezervasyon araçları, kişiselleştirilmiş öneriler, sohbet tabanlı rezervasyon asistanları, otomatik güzergahlar ve gerçek zamanlı gider takibi gibi özellikler sunuyor.

Ayrıca, bazı platformlar seyahat, harcama ve kart yönetimini hepsi bir arada, kullanımı kolay bir sistemde birleştirir. Çalışanlar rezervasyonları yönetmek ve ödemeleri basitleştirmek için merkezi bir kurumsal kart kullanabilir. Ve bazı platformlar çalışanları bütçenin altında rezervasyon yaptıkları için ödüllendirir.

Otomatik sistemler devreye girdiğinde, seyahat edenlerin artık masraf raporlarını manuel olarak göndermelerine gerek kalmaz. Cepten çıkan masrafları en aza indirebilir ve daha hızlı geri ödeme alabilirler.

Bu düzenlemede şirket tarafında da maliyet tasarrufu sağlanıyor.

Yönetilen platformlar, gezginleri seyahat politikası dahilinde rezervasyon yapmaya yönlendirebilir ve politika dışı talepler için onay gereksinimlerini otomatikleştirebilir. Seyahat planlarının yeniden atanması gerektiğinde, maliyetleri veya sorumlulukları kaybetmeden rezervasyonları iptal etmek, değiştirmek veya aktarmak çok daha kolaydır. Ayrıca, Skaggs, "Yönetilen bir seyahat platformu, geri ödenmeden önce masraf taleplerini otomatikleştirerek ve doğrulayarak dolandırıcılık riskini azaltmaya yardımcı olur" dedi.

Şirketler, yeni teknolojileri, araçları ve hizmetleri bünyesine katmak üzere yetkilendirilmiş bir platform kullanarak, sektördeki en son gelişmeleri anlama gibi giderek artan zorluğun üstesinden dış kaynak kullanarak gelebilir ve böylece gerçekten önemli olan şeye, yani finansal sağlığa ve çalışanların refahına odaklanabilirler.

Bu, özellikle bir şirketin finansal operasyonları genelinde süreçleri kolaylaştıran ve görünürlüğü artıran hepsi bir arada seyahat, kart ve harcama platformunu entegre etmişlerse geçerlidir. Böyle bir platform ayrıca, genellikle daha büyük işletmelere ayrılmış olan müzakereli oranlara ve grup indirimlerine erişim sağlar. Finans ekipleri, harcama kalıplarına ilişkin gerçek zamanlı içgörülerden yararlanarak daha doğru tahmin ve bütçe optimizasyonu sağlar.

Skaggs, "İşletme büyüdükçe, platform da onunla birlikte ölçeklenir ve maliyetli sistem yenilemelerine olan ihtiyacı ortadan kaldırır," dedi. "Şirketler, kurumsal kartlarda daha fazla harcamayı yakalayarak ve sızıntıyı azaltarak, işletme sermayesini de iyileştirebilir ve indirimler ve ödül programları gibi finansal teşviklerden yararlanabilir. Bu verimlilikler, nakit akışını ve uzun vadeli finansal sağlığı önemli ölçüde etkileyebilir."

Seyahat edenlerin özen yükümlülüğü ve seyahat risk yönetimi (TRM) konusu da var.

"Ücretsiz ve açık bir rezervasyon politikası, bir şirketin bakım görevine ilişkin görünürlüğünü ve kontrolünü sınırlar," dedi Skaggs. "Merkezi bir izleme olmadan, çalışanları bulmak veya kesintiler veya acil durumlar sırasında zamanında destek sağlamak zorlaşır. Ayrıca, özel destek olmadan, son dakika iptalleri veya lojistik sorunları çözülemeyebilir."

Ancak, yönetilen seyahat platformlarıyla, güzergah bilgileri ve gerçek zamanlı konum takibi şirketlerin gezginleri hızlı bir şekilde tanımlamasına ve onlara yardımcı olmasına olanak tanır. Ayrıca, profesyonel acenteler gecikmeler, iptaller veya acil durumlar durumunda destek için 7/24 hizmetinizdedir, bu da bir şirket çalışanının nasıl yanıt vereceğini bilemediği sorunları ele almak için sürekli olarak görev başında olmaması anlamına gelir.

Sonuç olarak, Skaggs'ın söylediğine göre yönetilen seyahat küçük ve orta ölçekli işletmeler için bir kazançtır. İdari yükü azaltmak, seyahat yönetimini basitleştirmek ve birden fazla sistemi idare etmenin getirdiği verimsizlikleri en aza indirmek için işlevleri merkezileştirir — tüm bunları yaparken seyahati çalışanlar için daha kolay ve daha az stresli hale getirir.

CFO'ların Seyahat ve Eğlence trendlerine nasıl yanıt verdiğini merak ediyor musunuz? TravelBank yüz binlerce rezervasyon ve gider raporunu analiz etti, 2025 Seyahat ve Eğlence trendlerinde üç büyük değişim gördü ve CFO'lardan görüşlerini belirtmelerini istedi .

Bu içerik TravelBank ve Skift'in markalı içerik stüdyosu SkiftX tarafından ortaklaşa oluşturuldu.